O Augusto Campos é o criador do que eu considero o melhor site brasileiro na área de efetividade, eficiência e produtividade pessoal: o Efetividade.net. Fiquei muito feliz quando ele aceitou o convite a dar uma entrevista para os clientes e amigos da Arata Academy, pois o trabalho que ele realiza tem tudo a ver com a nossa proposta.
Nesta primeira parte da entrevista, falamos sobre produtividade pessoal e na continuação, abordaremos também sobre a arte de blogar, revelando um pouco dos bastidores do Efetividade.
Técnicas de produtividade
Seiiti Arata: Existem milhares de técnicas e inclusive softwares para aumentar a produtividade e gerenciar nosso tempo. Na sua experiência pessoal, o que é que funcionou bem para você, Augusto?
Augusto Campos: Eu comecei com o GTD, de David Allen, e a partir dele fui refinando o que se adapta bem a mim, e o que acabava virando mero overhead – por exemplo, eu não sinto necessidade de fazer revisões semanais de listas de tarefas de longo prazo, e manter uma caixa de entrada unificada é uma impossibilidade prática na minha rotina. Mas o GTD é flexível e estimula a personalização (embora insista, e eu reforce, que o melhor é iniciar de forma ortodoxa, e ir flexibilizando só depois).
Mas se eu estivesse avaliando alternativas hoje, acho que simpatizaria mais com o ZTD, do ZenHabits, cujos fundamentos parecem muito mais compatíveis com a minha forma de ver o mundo.
Seiiti: Até que ponto vale a pena investir esforços pra aumentar a produtividade?
Augusto: “Aumentar a produtividade” não é exatamente um objetivo ao qual eu me atenha muito. Eu quero é produzir melhor, produzir tudo o que preciso com menos aplicação de esforço e recursos, e considerando meus objetivos estratégicos e escolhas pessoais. Uma busca voltada diretamente ao aumento da produtividade pessoal não reconhece o limite em que o esforço empregado deixa de ser compensado pelo ganho nos resultados, e geralmente termina mal.
Seiiti: Excelente ponto. Eu mesmo me recordo que alguns anos atrás havia descoberto o Lifehacker, o Efetividade e uma centena de outros autores de modo que meu feed RSS tinha centenas de técnicas diferentes… que eu mal conseguia ler tudo, quanto menos implementar.
No final das contas, isso só aumentou minha ansiedade e frustração. Isso tudo mudou quando resolvi simplificar e balancear meus esforços em busca da prioridade mais ou menos com 95% de prática e só 5% de teoria.
Algumas vezes uma teoria simples basta – desde que seja implementada (créditos imagem: Anabubula.com)
Seiiti: Augusto, acho que seria ótimo conhecermos um pouco mais da sua rotina: Antes de conhecer algumas das técnicas de efetividade, quanto tempo era desperdiçado? Como conseguiu otimizar pequenas tarefas do dia a dia… e tarefas relacionadas a seu blog? Você delega e terceiriza quais funções? Como decidir delegar, automatizar ou mesmo eliminar uma atividade?
Augusto: Nossa, mas essa questão é composta de 5 perguntas radicalmente diferentes entre si, né? Além das atividades pessoais e familiares, eu tenho 2 ocupações principais: um emprego tradicional, presencial, como Administrador e atuando em planejamento estratégico, e outro que ocorre on-line, mantendo meus sites e atuando como colunista ou articulista pra alguns outros veículos.
Naturalmente as demais atividades ocorrem ao redor dos horários dedicados ao emprego, ainda que sejam elas as mais rentáveis no final do mês. A forma como essa rotina se estabilizou foi pelo investimento contínuo na melhoria das condições de trabalho, incluindo um ambiente bem planejado para o home office, o uso de múltiplos (3) monitores no computador, e a aquisição/assinatura de todo tipo de material de referência que me permita gastar menos tempo consultando e mais tempo criando! Mas tudo isso só dá certo porque eu trabalho fazendo o que gosto, senão seria insustentável.
A questão da delegação para mim é menor, porque eu opto por trabalhar sem equipe. Mas eliminar ou reduzir atividades é uma arte que pratico constantemente: busco compromissos flexíveis sempre que dá, e faço o exercício constante de recusar convites e propostas que consumam o tempo necessário a manter esse equilíbrio delicado, sem oferecer ganho proporcional em troca!
Seiiti: Isso deixa a gente ainda mais agradecido por você aceitar o convite pra essa entrevista! Obrigado.
Pela experiência que você tem com leitores e amigos, que tipo de técnica geralmente não funciona? Ou, colocando em outras palavras, que tipo de estados emocionais (falsas expectativas, euforia do fogo de palha, busca pela pílula mágica…) é que acabam inviabilizando qualquer implementação de técnicas de efetividade, por melhor que a técnica seja? Quais os erros mais comuns em quem procura aumentar a produtividade?
Augusto: Acredito que o erro maior seja buscar algo que tenha como justificativa ou proposta simplesmente “aumentar a produtividade”. A pergunta crucial é “para que?”
Aumentar a produtividade é um meio para um fim, que pode ser ficar melhor colocado em um mercado competitivo, aumentar os benefícios obtidos em troca do maior volume produzido, ou dar um uso melhor aos fatores de produção (no caso da produtividade pessoal, eles incluem especialmente esforço e tempo, além dos outros mais facilmente quantificáveis) que passam a deixar de ser consumidos, entre outros.
Assim, é importante buscar métodos e técnicas tendo clareza sobre o que realmente se está procurando – senão você nunca vai saber se encontrou ou não, e passará longos períodos experimentando e comparando ferramentas para ganhar algumas gotas de produtividade a mais, sem perceber que o esforço da busca infindável é maior do que a economia ou ganho gerados.
Mas, aproveitando as metáforas da pergunta, também recomendo atenção à questão do fogo de palha. A primeira semana de uma nova rotina de organização empolga pela novidade, mas logo que a rotina assenta, vem aquela vontade de experimentar novas ferramentas e voltar à sensação de novidade. Não tenho nada contra, mas é bom lembrar sempre dos efeitos disso sobre os objetivos inicialmente traçados, senão o esforço de ficar constantemente readaptando rotinas ou o custo de implementá-las pela metade pode conduzir a uma desistência ou a outra forma de não conseguir colher os frutos da iniciativa.
Seiiti: Muito é dito sobre o GTD. Para quem ainda não teve tempo de ler o livro, como você explicaria o método?
Augusto: Um bom resumo é a resposta que seu autor, David Allen, ofereceu quando lhe perguntaram o que fazer para evitar os maiores obstáculos à produtividade. Eis aqui:
Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento. (http://efetivida.de/!54)
Eu reuni mais algumas referências sobre o GTD em http://efetivida.de/!49 e naturalmente recomendo a leitura 😉
Seiiti: Quais são os autores e livros que mais influenciaram você na área de produtividade?
Augusto: Eu leio muito sobre o assunto, e teria dificuldade de identificar quem influenciou mais. Na verdade, como outras pessoas com formação similar nas diversas facetas da Administração poderão confirmar, nem só os autores especializados em Produtividade Pessoal influenciam nesse campo: material sobre estratégia, sobre motivação, sobre comunicação, sobre logística, sobre organização & métodos, e tantos outros campos, ajudam a formar a base sólida sobre a qual a Produtividade Pessoal se assenta.
Assim, acho que ler algum dos resumos da obra de Peter Drucker publicados em anos recentes aqui no Brasil e aprender melhor sobre foco e sobre tomada de decisão pode valer muito mais a pena do que ler um terceiro ou quarto livro diferente repisando os conceitos de produtividade pessoal, por exemplo.
Mas, especificamente neste campo, eu aprecio os textos do David Allen e do ZenHabits, já citados acima, os 2 livros publicados pelo Lifehacker no período em que a editora do site era a Gina Trapani, dos artigos antigos do 43folders.com e dos livros e artigos do Christian Barbosa, entre outros que posso estar cometendo a injustiça de deixar de mencionar.
Seiiti: Como explicaria que é lifehacking para quem nunca ouviu falar nesse conceito? Pode dar alguns exemplos práticos de como implementa o lifehacking em seu dia a dia?
Augusto: Life hacking é manipular as estruturas, eventos e objetos do dia-a-dia para reduzir o nível de esforço dedicado a aspectos não essenciais ou secundários do trabalho, tornar sua execução menos desgastante e aprimorar o resultado, de maneiras criativas e com truques elegantes.
Muitas vezes significa subverter a ordem estabelecida e fazer as coisas de forma radicalmente diferente – fazer as reuniões em pé para tentar reduzir sua duração é um lifehack, mas conseguir reduzir o número de reuniões encontrando novas maneiras de fazer as informações circularem e as melhores decisões serem tomadas pode ser um lifehack maior ainda.
Muitos lifehacks são tecnológicos, mas outros são aplicados diretamente a várias áreas do nosso dia-a-dia. Aquele sinal que você combina com um amigo para livrar você de uma conversa chata na festa da firma, o esquema de motivação para conseguir passar da segunda semana da dieta, ou a maneira de construir slides de uma apresentação que impeçam o sono do público podem ser exemplos de lifehacks.
E se ao invés de cadeiras confortáveis e servir cafezinho a gente resolver fazer a reunião em pé?
Seiiti: Perdemos muito tempo no trânsito. O que você pode recomendar para evitar esse desperdício?
Augusto: Pra quem dirige, recomendo prestar atenção no trânsito integralmente, e agir com a responsabilidade necessária para preservar a sua integridade e a de quem o cerca.
Aos demais, recomendo desenvolver o hábito de ouvir audiobooks (que felizmente hoje já são fáceis de encontrar em livrarias e no varejo virtual) e podcasts sobre suas áreas de interesse.
Outra boa opção é armazenar livros e sites na memória do smartphone (usando apps como a do Instapaper), para ter material de leitura disponível até em deslocamentos completamente fora do alcance de qualquer opção de conectividade.
Na minha opinião, exigir de si próprio produzir no trânsito é para poucos, a não ser em exceções e emergências – mas manter-se informado, aprendendo e acompanhando temas de seu interesse contribui para melhorar suas condições de produzir em outros momentos, e os recursos mencionados acima se adaptam bem a boa parte das modalidades de transporte.
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O Augusto foi muito simpático e se ofereceu a complementar e esclarecer os pontos desta conversa. Fique à vontade pra incluir aqui nos comentários que eu posso repassar o link para ele dar uma olhada, ou então entre em contato com o Augusto diretamente na fonte: o Efetividade.net é um site que realmente merece fazer parte do seu RSS e leitura constante.
Para receber em primeira mão a segunda parte desta entrevista, que vai falar sobre os bastidores do Efetividade.net, entre para a nossa Lista VIP Arata Academy e eu mando o link.