A Técnica Pomodoro de produtividade

Será que um timer de cozinha em formato de tomate como este pode ajudar a aumentar a produtividade?

Francesco Cirillo é autor de The Pomodoro Technique e, durante a época de faculdade, ele encontrava distrações por toda parte, assim como cada um de nós que vive na era da multitarefa.

Foi olhando o timer de cozinha no formato de um tomate (pomodoro, em italiano), que ele teve a brilhante e simples idéia de contar exatos 10 minutos para se concentrar totalmente no estudo.

Sem pausas para fazer café. Sem levantar para fechar a cortina.

10 minutos, apenas estudando.

Parece simples, mas suas primeiras tentativas foram um fracasso – Cirillo, assim como muitos de nós, não conseguiu ficar focado por mais de 10 minutos.

Como utilizar (forma simplificada)

Um Pomodoro é um ciclo de trabalho focado que dura 25 minutos. Durante esse tempo, não se pode fazer nada além daquela tarefa planejada (por exemplo estudar um capítulo de uma matéria).

Caso tenha vontade de levantar para tomar água, anote num papel “tomar água” – assim que seu ciclo de 25 minutos terminar, estará liberado para beber a água.

Se lembrar que tem que fazer uma ligação urgente para o torneiro mecânico, também anote na lista de “atividades urgentes e inesperadas”, mas nunca, de forma alguma, interrompa seu Pomodoro na metade para fazer a atividade – ela é uma distração querendo o puxar para a procrastinação.

Para isso, tenha um timer. Pode ser digital, mas eu recomendo o clássico Pomodoro de cozinha, que gira e é mecânico.

A vantagem do objeto é que diferente de uma janela a mais em seu desktop, ele fica facilmente visível na mesa de trabalho, permitindo que você e outros colegas próximos entendam que seu Pomodoro (ciclo de trabalho) não terminou.

A cada final de Pomodoro, ficam uns 5 minutos liberados para descansar a mente, espairecer, fazer um alongamento. Mas nunca para se engajar em outras atividades pesadas e que repetem o mesmo uso mental do Pomodoro que acabou de ser completo.

Pomodoros são unidades indivisíveis. Não existe “meio Pomodoro”. Começou, tem que terminar. Caso sua tarefa seja concluída na metade de um Pomodoro, pode aproveitar o tempo restante para atividades simples, como responder emails.

A cada quatro Pomodoros…

…merecemos um descanso maior, de meia hora, para que a mente recupere energias, seja inspirada. Por isso, aconselho ter um caderninho onde se anota a quantidade de Pomodoros já completos.

Melhorias e métricas

Ter anotações ajuda não apenas para calcular o quarto Pomodoro que dá direito a uma folga maior, mas também de associar diferentes atividades com quantidades de Pomodoros. Ao final do dia, podemos visualizar o que conseguimos produzir, e quantos Pomodoros foram utilizados, repensando se tais atividades eram realmente necessárias e se existem formas de diminuir o tempo que empregamos para atingir os mesmos resultados.

Somente com essas métricas é que podemos tirar o maior benefício possível da Pomodoro Technique.

Interrupções

Com disciplina e respeitando o Pomodoro, podemos lidar com as nossas interrupções internas. Toda vez que temos o desejo de fazer uma outra atividade, podemos alcançar a paz de espírito ao anotar a idéia na lista de “atividades urgentes e inesperadas”, que podem aguardar alguns minutinhos até terminarmos o Pomodoro da vez.

Sobre interrupções externas, boa comunicação faz a maior parte do trabalho. Com educação e firmeza, podemos manter as expectativas de nossos colegas controladas – prometa retornar depois e mantenha sua palavra. Seus colegas passarão a entender que durante seus períodos de “single-tasking” não adianta ficar insistindo. E que você é responsável e profissional o suficiente para dar seguimento depois.

De forma geral, acho a Técnica Pomodoro interessante e divertida. Para quem quer mais dicas de produtividade, o Produtividade Ninja tem várias outras que estamos publicando.

Você já utilizou algum sistema parecido? Quais dúvidas e percalços acabou encontrando?