Oi! Seiiti Arata. Você, eu, e todas as pessoas que estão conectadas na internet temos o mesmo problema: o excesso de informações. Eu me lembro de quando era criança e tínhamos uma máquina fotográfica analógica, daquelas que usamos filme, sabe? Hoje em dia a gente consegue tirar fotos a qualquer momento, todo mundo tem um celular no bolso com uma câmera razoável, mas naquela época, tirar foto era sempre um evento. Como o filme era muito caro, a gente só fotografava algumas reuniões de família, aniversários ou então viagens – o que não acontecia com frequência. Um rolo de 24 ou 36 poses poderia durar vários meses até o dia que meus pais fossem levá-lo para ser revelado.
O resultado é que nós tinhamos um total muito menor de fotos do que hoje em dia. É só dar uma olhada na galeria do seu celular, muito provavelmente você tem várias fotos ali que provavelmente estão repetidas.
Antes da internet
Nós temos vários exemplos de como o mundo tem mudado. Para enviar uma carta, era necessário arrumar um papel, escrever nele, ter a disposição de ir até uma agência dos Correios e aguardar o prazo de entrega do carteiro. Com a Internet, nós temos dezenas e centenas de notificações diárias por causa do Facebook, Twitter, Whatsapp, Instagram ou qualquer outra rede social que ainda pode aparecer.
As principais fontes de informações, como os jornais, geralmente eram locais. Para ter acesso à informações produzidas por alguém de outras localidades, era necessário pagar um preço muito alto através de bancas especializadas em conteúdos importados. Hoje, em poucos cliques, você consegue notícias do mundo inteiro em alguns cliques.
Na verdade, as vezes a gente nem precisa clicar, a informação e as notícias saltam automaticamente na nossa frente e nas tantas ‘time lines’ que acompanhamos por aí.
Como fazer pra lidar com tanta informação
Eu acredito que existem duas atitudes principais que nós podemos tomar frente a tantas informações. Antes, com um mundo mais analógico, tínhamos menos informações para administrar, então ficava um pouco mais fácil dar conta de tudo. Com essa gigantesca avalanche de dados que recebemos diariamente, precisamos desenvolver uma habilidade especial pra conseguir processar tudo.
1. Não fazer nada a respeito
O caminho passivo é simplesmente deixar a vida acontecer. Você fica sem uma estratégia específica e fica acompanhando as mídias sociais quando pode. E quanto não pode, simplesmente não acompanha.
Por exemplo, tem dias que você abre seu e-mail diariamente e sempre responde tudo. E tem outros momentos que você deixa acumulando, acumulando, e conta com a boa vontade da outra pessoa te mandar um novo email perguntando porque você não responde.
O resultado dessa atitude de não fazer nada a respeito, é que você pode acabar perdendo algumas coisas importantes, passar vergonha em situações profissionais porque não prestamos atenção em casos urgentes, ou até mesmo perder eventos interessantes para a nossa vida.
A nossa caixa de e-mail vai acabar ficando cheia e bagunçada, a área de trabalho do computador também, e aquela pasta que você faz o download dos arquivos que recebe por e-mail? Ou então depois que fez uma pesquisa na internet atrás de uma receita? Você vai misturar tudo sem perceber – passagem aérea de três anos atrás com a foto da última reunião com os amigos. Falta de critério tem nome: bagunça. Como você não se organizou com critério, você vai acabar pagando o preço depois, perdendo tempo para achar as coisas.
2. Assumindo o controle
O outro caminho é evitar a dor que não fazer nada a respeito pode trazer, e daí, nós pagamos o preço adiantado: nós gastamos o nosso tempo e a nossa energia diária para sempre limpar a caixa de entrada, filtrar as notificações e emails importantes, respondendo tudo que chega até nós rapidamente. Assim que o smartphone vibra ou apita, a gente para tudo pra responder logo e ficar livre daquela notificação.
É bastante claro quais são os benefícios, e também o problema, com essa abordagem. Se, por um lado, as coisas não acumulam nem ficam bagunçadas em nossa frente, estamos gastando mais tempo para concluir aquilo que estamos fazendo – ou até mesmo enfrentamos uma grande dificuldade em nos mantermos focados em uma única atividade.
A aparente rapidez e produtividade na velocidade de em responder e cuidar de tudo, está acabando por afetar a nossa produtividade pessoal e a nossa qualidade de vida. Esse gera um outro tipo de ansiedade, a gente acha que precisa estar conectado o tempo todo.
E aí, quando nós queremos curtir a família ou os amigos, estamos com aquela contade irresistível de dar uma olhadinha no celular. Já falamos sobre isso aqui nesse vídeo.
Um outro caminho possível
A minha dica é que você aprenda a diferenciar o valor do tempo que você utiliza para processar as informações e o valor do tempo que você dedica para criar sistemas que vão te ajudar a processar as informações.
Vou explicar melhor: eu sempre recebo e-mails de companhias aéreas e do meu programa de milhas. Eu poderia clicar para nunca mais receber esse tipo de e-mail, mas se eu fizer isso, vou acabar perdendo algumas ofertas exclusivas que eles mandam pra mim. Ou então, posso correr o risco de perder os pontos porque eu não estou acompanhando a data de vencimento deles.
A maneira que eu encontrei para processar essas informações é abrindo os e-mails sempre que chegam. Dou uma olhada rápida, se não vejo nada de importante, nenhuma oferta bacana, simplesmente fecho e deleto.
O que eu posso fazer e que vai me trazer um valor muito maior é dedicar um tempo para repensar a maneira como eu lido com essas informações. Por mais que surja uma excelente promoção, se eu estou muito ocupado com outras atividades, não vou poder viajar. Dessa maneira, eu percebi que só tenho interesse em promoções quando estou ativamente procurando por elas.
Então por causa disso, eu tenho um filtro no meu e-mail que sempre arquiva os emails sobre esse tema. Eles chegam e são arquivados automaticamente. Eles não ficam parados na minha caixa de entrada e também não vão pra lixeira. Eles ficam disponíveis para que eu faça uma busca quando estou interessado em fazer uma viagem de lazer.
E a respeito do risco de perder os pontos, em vez de eu consultar os e-mails me notificando sobre as datas e prazos de vencimento, eu utilizo o meu aplicativo de calendário. Coloco uma notificação próxima a data de vencimento dos pontos. Dessa forma, eu sei que preciso utilizar as milhas antes que elas expirem.
Nesse exemplo, eu poderia dedicar 15 minutos por dia para ler e-mail por e-mail decidindo o que fazer, ou, gastar 15 minutos em um único dia para criar os filtros de e-mail e alguns lembretes no meu calendário. Obviamente, a segunda opção gera muito mais valor, porque eu faço a atividade uma única vez e ela vai resolver o meu problema de uma vez por todas.
Com tanta informação disponível e saltando na nossa frente a todo instante, nós precisamos de uma dieta informacional saudável. Sempre que você perceber que tem alguma coisa chegando, se pergunte: eu realmente preciso disso? Faz sentido eu consumir esse tanto de informação que está chegando assim? Ou será que é melhor eu procurar por essa informação só quando eu preciso?
Lidar com essas, e outras informações é uma das habilidades fundamentais pra você ser uma pessoa organizada. Eu escrevi um mini ebook que você vai conseguir ler em sete minutos e é um material valioso sobre organização e que pode te ajudar a ser uma pessoa mais organizada agora.