Oi! Seiiti Arata. Você já tentou criar uma lista de tarefas e depois de um tempo sentiu que a sua lista começou a ficar bagunçada? Se esse for o seu caso, quero te passar uma dica simples e bem valiosa para você se organizar melhor.
Primeiro, vamos entender a origem deste problema. Se a sua lista de tarefas ficou gigante e bagunçada, qual é o motivo?
Certamente não foi falta de vontade ou iniciativa. Só o fato de você tomar a atitude de listar suas tarefas já mostra que sua intenção foi positiva. Primeiro, vem a empolgação para criar uma lista de todas as pendências. Você instala algum aplicativo ou simplesmente pega papel e caneta e começa a listar todas as tarefas que gostaria de fazer no dia. E depois vai riscando uma a uma ao concluir cada atividade.
Essa é uma técnica básica para gestão de tarefas. Mas ela traz um problema: a frustração de quando acaba o dia ou quando termina a sua energia e ainda existem tarefas a fazer na lista. Quando você não consegue concluir tudo, as tarefas vão acumulando e você fica com uma lista enorme, desorganizada e que já não serve mais para te ajudar.
O problema é falta de organização. Existe um modo simples de resolver esse problema. Basta você utilizar contextos para organizar as suas tarefas.
Contextos esclarecem quando você pode fazer cada tarefa
No jeito básico de escrever uma lista de coisas a fazer, a organização é baseada em data. Você simplesmente lista as coisas que gostaria de fazer naquele dia e começa a executar as tarefas.
Qual é o critério para escolher por onde começar? Você precisa ler a lista completa de tarefas e escolher uma delas. Isso é relativamente simples quando você tem uma lista pequena, com poucos itens de pendências.
Para você não se desgastar olhando todos os itens da sua longa lista de tarefas, o ideal é separar as tarefas de acordo com o contexto. Isso vai trazer maior organização para sua vida e será muito mais fácil gerenciar suas pendências de forma ordenada.
Na organização por contexto, você não faz uma única lista geral de tarefas para o dia. Em vez disso, faz diferentes listas específicas de tarefas para cada objetivo seu e marca as tarefas de acordo com o contexto em que você se encontra.
Por exemplo, você pode usar o contexto de local geográfico: você marca as tarefas que pode fazer quando estiver em casa. Ou no trabalho. Ou em um centro comercial.
É possível usar o contexto de quantidade de tempo disponível, marcando as tarefas que você consegue fazer quando tem muito tempo disponível. Ou pouco tempo.
Outra possibilidade é contexto dependendo das pessoas envolvidas, marcando as tarefas que você pode realizar na companhia de determinada pessoa. Ou de determinado grupo de pessoas.
Seja mais produtivo filtrando suas tarefas por contexto
A organização de tarefas por contextos é uma das ideias principais do clássico livro de produtividade Getting Things Done, o famoso GTD. Você deve conseguir ver uma lista de tarefas diferente para cada situação em que se encontra.
Por exemplo, quando você percebe que tem alguns minutos livres enquanto está esperando em alguma fila, você pode utilizar resolver pendências rápidas que podem ser feitas com o telefone.
Os contextos podem se referir a lugares, tempo, pessoas e até mesmo a sua disponibilidade de energia ou motivação.
Por exemplo, quando você está em casa, você pode filtrar as informações para ocultar quais são as tarefas que você só poderia fazer no escritório. E quando está no escritório, não adianta saber quais produtos comprar no supermercado. A vantagem de filtrar por contexto é que você ganha mais relevância da informação, se tornando uma pessoa mais produtiva.
Você vai formando filas de tarefas dentro de projetos específicos, sempre marcando essas tarefas com os contextos em que elas podem ser realizadas. Assim, quando você se encontrar em determinado contexto, basta verificar quais tarefas pode realizar naquele momento e começar a executar essas atividades.
Use a tecnologia para tirar melhor proveito dos contextos
Usar caneta e papel para marcar os contextos da sua lista de tarefas é possível, mas não é muito produtivo. Nesse modo analógico, cada vez que você estiver em um determinado contexto, você teria que ler todas as tarefas no papel para ir identificando quais as atividades que poderiam ser realizadas naquele contexto.
Por isso, o ideal é você usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas que de alguma forma permita a utilização de contextos.
Por exemplo, imagine que você tem todas as suas tarefas registradas em um aplicativo desses. Todas as tarefas estão marcadas com os devidos contextos.
Agora imagine que você está em um shopping. Abrindo o gerenciador de tarefas no seu celular, basta clicar no filtro “shopping” para ele listar todas as tarefas que você pode realizar ali.
Se quiser uma técnica mais avançada, você pode também filtrar combinando dois ou mais contextos para olhar uma lista de tarefas ainda mais refinada.
Por exemplo, digamos que você esteja no seu trabalho e acaba de receber a visita de uma colega chamada Alice.
Você pode abrir o seu gerenciador de tarefas e mandar ele filtrar as tarefas que contenham os contextos “trabalho” e “Alice”. Assim, você conseguirá rapidamente visualizar as demandas que pode resolver com Alice no trabalho.
Geralmente, os contextos são utilizados como tags ou etiquetas em praticamente todos os aplicativos atuais de gerenciamento de tarefas. Alguns desses aplicativos possuem até alarmes integrados ao GPS do seu smartphone para te lembrar exatamente o que fazer assim que você chega a determinado lugar.
Organizar tarefas por contexto pode mudar a sua vida
Se a sua lista de tarefas está muito grande e você se desgasta olhando pendências que são irrelevantes para o contexto em que você se encontra, gastando força de vontade para tomar decisões desnecessárias, talvez seja a hora de experimentar uma forma mais produtiva de gerenciar suas tarefas.
Para criar um planejamento de vida sério você deve incluir em um bom gerenciador de tarefas todas as suas metas de vida. E vai quebrar essas metas em pequenas tarefas marcadas com os contextos certos.
Fazendo isso, você vai rapidamente saber como gerenciar tarefas de uma maneira muito mais produtiva.
Você vai chegar a um lugar e, com alguns cliques, saber exatamente o que tem para fazer. E você ainda pode refinar essa lista de tarefas combinando o lugar com o tempo que você tem disponível ou as pessoas que estão ao seu redor.
Organizar tarefas por contexto é uma técnica que traz muita produtividade ao seu dia-a-dia, fazendo com que você se aproxime das suas grandes metas de vida com muito mais velocidade e eficiência.
O ideal é que essa técnica seja aplicada junto a um planejamento de vida sério, que cubra todas as áreas da sua vida e que contenha as ações necessárias para transformar você em quem você realmente deseja ser.
Caso você queira saber como elaborar um planejamento desse tipo, eu te convido a assistir a uma aula especial do curso Planejando Sua Vida que mostra exatamente como começar e dar continuidade ao seu plano de vida. Você pode ver a aula agora mesmo acessando aqui.