Para você que se sente desorganizado ou sobrecarregado ou não sabe por onde começar a fazer as várias tarefas que precisa fazer, tenho novidades. Imagine um sistema de produtividade pessoal que vai livrar você desse estresse. Esse sistema que te trago hoje vai te ajudar automaticamente a escolher sempre a próxima tarefa a ser feita. É assim que você vai estabelecer prioridades e vai alcançar grandes resultados.
Gostou? Pois essa é a promessa do método Getting Things Done, ou simplesmente GTD, criado por David Allen e publicado no Brasil no livro A Arte de Fazer Acontecer.
O GTD pode ser entendido como um fluxograma. Na entrada, você coloca todas as demandas que tem na sua vida. Essas demandas vão passando por uma série de etapas para você decidir que tarefa fazer a seguir. Basta seguir o fluxo que você vai sempre saber qual a próxima tarefa a ser feita, de acordo com uma ordem lógica e que se adapta a cada situação da sua vida.
Esse sistema já foi utilizado por milhões de pessoas ao redor do mundo. Mesmo criado há quase vinte anos, o GTD continua sendo o método de produtividade pessoal preferido de muita gente. E o motivo é simples: o sistema realmente funciona.
No Resumo Arata Academy de hoje, vamos ver em detalhes como você pode aplicar o GTD na sua vida. Vamos entender como montar o seu fluxo de atividades, como estabelecer prioridades nos seus projetos e como aplicar marcadores para sempre saber a tarefa certa a ser feita.
Você vai terminar esse resumo pronto para elevar a sua produtividade pessoal a outro patamar. Vamos começar entendendo o princípio básico do GTD.
Todas as demandas da sua vida devem estar em um sistema único e confiável. Quanto menos demandas você tiver na cabeça, melhor.
O princípio básico do GTD é tirar as demandas da sua cabeça e colocar todas elas em um sistema único e confiável. Nossa energia mental é atraída por tarefas incompletas. Quando temos muitas tarefas inacabadas na nossa vida, temos maior dificuldade em manter nossa atenção com foco em uma única atividade, pois ficamos nos lembrando constantemente que existem outras coisas que estão competindo por nossa atenção. O oposto também acontece. Quando uma tarefa é concluída, essa tarefa sai da nossa cabeça e para de sugar nossa energia.
Nossa mente é uma excelente ferramenta de imaginação, conexão de ideias e criação de soluções. Mas é uma péssima ferramenta de armazenamento.
Quanto nós usamos a nossa mente para ficar lembrando de tudo o que temos que fazer, causamos uma sobrecarga. Assim, nem conseguimos lembrar de tudo, nem deixamos espaço livre para a mente criar ideias e imaginar soluções.
A saída para isso é colocar todas as nossas demandas por escrito em um lugar só. Para ganhar eficiência, você terá em um único lugar todas as tarefas que você tem para fazer na vida, organizadas por projeto, por contexto e por prioridade.
Imagine como seriam os seus dias com um sistema dessas. Você começa o seu dia abrindo o sistema. Aí esse sistema automaticamente já te diz tudo o que você tem a fazer naquele dia. E o melhor: já te mostra as tarefas na ordem correta e com todos os detalhes que você precisa para começar a agir com alta produtividade.
Isso pode se tornar realidade se você incorporar ao seu fluxo de trabalho os cinco etapas do GTD: coletar, processar, organizar, revisar e fazer. Vamos ver agora cada uma dessas cinco etapas em detalhes.
Primeira etapa: Colete todas as suas demandas em caixas de entrada assim que elas aparecem na sua vida. Assim você não corre o risco de deixar nada de fora.
A primeira etapa para ter um sistema confiável é coletar absolutamente todas as suas demandas em caixas de entrada. As caixas de entrada são lugares físicos ou virtuais onde você vai coletando as demandas que aparecem no seu dia a dia. Pode ser sua caixa de email, uma bandeja física para coletar correspondências ou uma lista em um gerenciador de tarefas.
No GTD, essas caixas de entrada são o lugar por onde as tarefas da sua vida começam a passar pelo seu novo fluxo de produtividade.
Você pode ter tantas caixas de entrada quanto achar necessárias, mas o ideal é ter o mínimo possível para dar conta das suas demandas. Um bom número é ter três caixas de entradas: uma única caixa de entrada virtual e uma caixa de entrada física na sua casa e uma caixa de entrada física no seu escritório.
O primeiro passo é você escolher um aplicativo de gerenciamento de tarefas. O ideal é que seja um aplicativo que possa ser instalado no seu celular e no seu computador e que sincronize as suas tarefas entre esses diferentes dispositivos.
Existem centenas de aplicativos desse tipo. Escolha um que tenha a possibilidade de criar múltiplas listas, que permita adicionar datas e tarefas repetitivas e que deixe você colocar tags ou etiquetas nas tarefas.
Esse aplicativo de gerenciamento de tarefas vai ser a sua caixa de entrada virtual. Sempre que alguma demanda surgir na sua vida, você deve anotar essa tarefa na caixa de entrada do seu gerenciador de tarefas, de forma simples e rápida. O motivo para transferir a tarefa para a caixa de entrada é que isso deixa sua mente mais tranquila. Você não precisa ficar ocupando espaço mental se preocupando em lembrar daquele assunto.
Por exemplo, você abriu a geladeira e viu que está faltando leite. Pegue o celular e anote ou fale para o assistente virtual anotar no seu gerenciador de tarefas: “comprar leite”. Outro exemplo: você recebeu um email de alguém pedindo para você fazer alguma coisa. Anote essa demanda ou simplesmente encaminhe o email para o seu gerenciador de tarefas.
Já as suas caixas de entrada físicas devem ser lugares pré definidos para você colocar objetos que chegam até você e que precisam de alguma ação. Geralmente essas caixas de entrada física são bandejas onde você coloca correspondências, contas recebidas, documentos e outros itens físicos.
Se você puder tirar uma foto com seu celular e transformar esses itens físicos e anotações virtuais no seu gerenciador de tarefas, melhor ainda.
O importante não é a forma específica como você coleta, mas sim a atitude de sempre coletar em caixas de entrada tudo o que aparece na sua vida. Não guarde as coisas na cabeça. Não fique tentando se lembrar de tudo, enchendo a sua mente. Um gerenciador de tarefas é capaz de armazenar tudo isso de uma forma muito mais eficiente do que a sua cabeça.
Na primeira vez que você for aplicar o GTD na sua vida, você tem que fazer uma coleta geral. Tem que pensar em todas as áreas da sua vida e começar a anotar na caixa de entrada todas as tarefas que você tem a fazer. Depois dessa coleta inicial, o ato de coletar deve se tornar um hábito na sua vida. Sempre que algo novo aparecer que demandar a sua ação, anote na caixa de entrada.
O segundo passo vai ser processar o significado de cada item que você coletou para definir o que é preciso fazer em relação a eles.
Segunda etapa: Processe sua caixa de entrada item por item, sem deixar nada para trás. Separe o que é passível de ação e o que não é.
Depois de coletar as suas tarefas, a segunda etapa do fluxo é processar cada item que você coletou para entender o que você vai fazer com ele. Para processar um item, você deve se fazer três perguntas: “O que é isso? É passível de ação? Se sim, qual é a próxima ação?”.
A primeira pergunta, “O que é isso?”, serve apenas para reconhecimento. Às vezes coletamos um item na caixa de entrada por acharmos que é importante, mas quando vamos processar percebemos que ele não era tão importante.
Por isso a pergunta essencial é: “Esse item é passível de ação?”. Se a resposta for não, você tem três coisas a fazer: descartar, incubar ou guardar como referência.
Se o item não é passível de ação e não há nada a fazer com ele, simplesmente apague do seu gerenciador de tarefas. Por exemplo imagine que você escreveu “Ontem o preço do ouro caiu dez porcento”. Mas e daí? Você vai fazer investimento em ouro? Essa informação tem algum aspecto prático que merece uma ação específica do seu lado? Na verdade, você nem mesmo deveria ter escrito algo que não é passível de ação. Com a prática, você vai perceber quando certas informações não são acionáveis.
Se não houver nenhuma ação necessária agora, mova esse item para uma lista chamada “Algum dia/Talvez”. Essa lista vai ficar guardando ideias incubadas, que no futuro podem se transformar em ação. A lista “Algum dia/Talvez” guarda as tarefas que você não vai fazer agora ou que não tem certeza se vai fazer.
Se o item não foi descartado e nem vai se tornar ação no futuro, ele pode ser guardado apenas como referência. Por exemplo, digamos que você fez um exame médico, tirou foto do resultado e jogou na sua caixa de entrada. Não há nenhuma ação a ser feita com ele, mas você pode querer consultar esses dados no futuro. Então simplesmente mova esse item para uma lista de referência. A lista de referência deve ser um sistema de armazenamento de arquivos diferente do seu gerenciador de tarefas. Afinal, não estamos tratando de uma tarefa.
A pergunta que vai mudar a sua produtividade pessoal é: “Qual é a próxima ação?”
O núcleo essencial de um bom sistema de produtividade é te dizer qual é a próxima tarefa a ser feita. No GTD, essa pergunta é feita na hora de processar.
Primeiro você coletou uma demanda na sua caixa de entrada. Depois você começou a processar e viu que aquele item era passível de ação. Agora você precisa se perguntar: “Qual é a próxima ação?”
Essa resposta pode te levar por dois caminhos. Se a próxima ação for uma tarefa que você faça de uma só vez, ela deve ser movida para uma lista de tarefas avulsas. Mas se a próxima ação precisar de vários passos para ser realizada, ela deve ser transformada em um Projeto.
Um Projeto é qualquer tarefa que precisa de mais de um passo para ser realizada. Por exemplo, você anotou que precisa trocar os seus óculos. Essa tarefa não é realizada com uma só ação. Você não vai simplesmente na ótica e compra óculos novos.
Essa tarefa na verdade é um projeto, que precisa de vários passos para ser realizada. Você precisa marcar a consulta, ir ao oftalmologista, fazer os exames, pegar a receita dos óculos, ir à ótica encomendar os óculos, esperar ficar pronto, ir à ótica buscar os óculos, e também fazer verificação das lentes.
Veja que o que parecia uma simples demanda na verdade é uma sequência de passos que você precisa dar. Então o que você vai fazer é ter uma lista de projetos no seu gerenciador de tarefas, onde vai adicionar o projeto “Trocar os óculos”. Dentro desse projeto, você vai listar todos os passos que precisa dar para concluir o projeto de trocar os óculos.
Cada passo desse deve ser uma ação única, algo que possa realmente ser feito. O ideal é quebrar todas as tarefas em pequenos passos que podem ser dados na prática, pois isso evita a procrastinação e facilita a execução das tarefas.
Se a tarefa levar menos de dois minutos para ser feita, ela não vale a pena ser anotada no sistema. Simplesmente faça logo.
Nessa fase do processamento, se você viu uma tarefa que é passível de ação e ela leva menos de dois minutos para ser feita, faça logo. Uma tarefa assim tão simples e rápida não merece nem ser colocada no seu gerenciador de tarefas. O tempo que você vai levar para anotar e organizar é maior do que o tempo que você levaria para executar a tarefa.
Agora, se a tarefa leva mais de dois minutos, você tem dois caminhos a seguir: delegar ou adiar. As tarefas que não precisam ou não podem ser feitas por você devem ser delegadas. Por exemplo, digamos que no seu trabalho você precisa de ter um relatório com uma análise detalhada de informações. Mas você tem um estagiário que pode fazer isso por você. Então você delega a atividade para o estagiário e orienta sobre quais são os dados mais importantes para serem examinados. Então simplesmente delegue essa tarefa a quem é capaz de executar.
Essas tarefas que você delegar para outras pessoas devem ser listadas em uma lista no seu gerenciador de tarefas chamada “Na Espera”. É assim que você faz o acompanhamento de tudo sem se esquecer de fazer as cobranças. Ali você anota todas as tarefas que delegou e para quem delegou. Se for preciso, você pode anotar também a data que a pessoa se comprometeu a realizar aquela tarefa. Assim, quando a data chegar, o seu gerenciador de tarefas te avisa e você pode verificar com a pessoa quais resultados foram alcançados.
No caso das tarefas que não podem ser delegadas, você tem duas opções. Se a tarefa tiver uma data certa para ser feita, ela deve ser colocada em uma lista do seu gerenciador de tarefas chamada Calendário. Essa lista deve ser exclusiva para tarefas que só podem ser feitas naquele dia. Desse modo, você estará reservando um bloco de tempo específico para cuidar dessa tarefa.
Cuidado com a tentação de você atribuir uma data específica para todas as suas tarefas. Se você fizer isso, existe o risco de ficar sobrecarregado e frustrado quando não conseguir dar conta das coisas e ter vários compromissos atrasados. Por exemplo ler um livro, comprar leite, limpar o jardim em geral não são tarefas que exigem reservar um dia e horário específico no seu Calendário. Para essas tarefas, você simplesmente segue a sequência de qual é a próxima ação a ser feita, mas sem precisar dedicar uma data especial.
Voltando ao exemplo dos óculos, a sua consulta com o oftalmologista é uma tarefa que só pode ser realizada naquele dia e horário da consulta marcada. Já a ida a uma ótica você pode querer fazer em determinado dia, mas isso não significa que essa é uma tarefa que deve constar da lista Calendário.
Essas tarefas que não têm um dia específico para serem feitas devem ficar na lista de próximas ações de cada projeto. Assim você vai ter dentro de cada projeto uma lista de próximos passos a serem dados para concluir cada um daqueles projetos.
Terceira etapa: Organize as suas tarefas por contexto para saber sempre o que fazer em qualquer situação da sua vida. Os contextos servem como filtros para a ação.
Organizar é a terceira etapa do fluxo do GTD, depois das etapas de Coletar e Processar. Nessa etapa de organização, você precisa cuidar para que todas as suas listas estejam prontas de acordo com o que você processou. Relembrando, as listas são: Lixo, Algum dia/Talvez, Referência, Na Espera, Calendário e Projetos com as próximas ações.
É também na etapa de Organizar que você deve adicionar marcadores de contexto a cada uma das suas tarefas.
Pense nesses marcadores como filtros que vão te dizer exatamente o que fazer em cada situação da sua vida. Nós falamos um pouco sobre isso no episódio 137 da série Oi! Seiiti Arata.
Basicamente, você precisa pegar cada tarefa que listou entre as próximas ações de um projeto e adicionar marcadores de contextos de lugar, tempo disponível, energia disponível e prioridade.
Por exemplo, na sua lista de tarefas para trocar os óculos, a marcação da consulta só pode ser feita quando você tiver ao telefone. Então essa tarefa deve ser etiquetada com o marcador “telefone”.
Se você tiver uma tarefa que só pode ser feita em um lugar específico, essa tarefa deve ser etiquetada com o marcador com o nome desse lugar. Em alguns gerenciadores de tarefa, isso pode ser inclusive um marcador com geolocalização. Assim, quando você passar por esse lugar, seu celular vai exibir uma notificação para você lembrar de fazer a tarefa que tem a fazer naquele lugar.
Com isso, você pode filtrar as suas tarefas de acordo com o contexto em que estiver. Por exemplo, quando você estiver ao telefone, pode filtrar todas as tarefas que têm o marcador “telefone” e assim fazer todas elas.
Além do lugar, você também pode colocar marcadores de tempo disponível. Você pode marcar se aquela tarefa vai levar muito ou pouco tempo para ser feita. Para isso, pode usar marcadores com a quantidade de minutos que estima realizar aquela tarefa. Se não conseguir fazer essas estimativas, você pode usar marcadores mais genéricos como “P, M e G” por exemplo. O mesmo pode ser feito para tarefas que exigem pouca ou muita energia da sua parte.
Por último, você pode marcar as tarefas com prioridades de um a quatro. A prioridade um é para o que é urgente e importante. A prioridade dois é para o que é não urgente e importante. A prioridade três é para o que urgente e não importante. E a prioridade quatro é para o que não é urgente nem importante.
A vantagem disso é que você pode combinar os marcadores para encontrar sempre a tarefa certa para o momento certo. Por exemplo, quando você estiver em casa com quinze minutos disponíveis, pode filtrar as suas tarefas para que o gerenciador mostre apenas as tarefas com os marcadores de lugar “casa” e de tempo “M”.
Quarta etapa: Revise suas listas para manter o sistema sempre confiável. Colete todo dia e revise tudo uma vez por semana.
A única maneira de você diminuir o estresse de ter que ficar lembrando tudo o que tem para fazer é se você confiar que o seu sistema de produtividade é confiável. Para isso, você precisa fazer duas coisas: coletar no sistema tudo o que aparece na sua vida e revisar uma vez por semana para garantir que tudo esteja no lugar.
No seu dia a dia, o ato de coletar é bem simples. Apareceu uma demanda na sua frente, você simplesmente joga na caixa de entrada. Isso pode ser feito de forma bem rápida, sem complicações. Faltou leite em casa? Escreva no gerenciador de tarefas ou até mesmo fale para o celular “comprar leite”. Essa demanda “comprar leite” vai ficar jogada lá na sua caixa de entrada.
Faça isso todo dia, sempre que uma nova tarefa surgir para você. Na hora de coletar, não se preocupe com detalhes. Não precisa escrever bem, colocar etiquetas, definir prazos, nada disso. Isso será feito durante a sua revisão semanal, a quinta etapa do GTD.
A revisão semanal é uma etapa que deve ser feita com dia, horário e procedimento específicos. A recomendação é que você faça na sexta-feira à tarde, para finalizar a semana e iniciar o período de descanso do fim de semana com a cabeça livre. Mas pode ser qualquer dia e horário que se encaixe melhor na sua rotina.
O roteiro é uma espécie de checklist em que você define os pontos que vai fazer durante a revisão semanal. Esse roteiro deve começar com o esvaziamento das suas caixas de entradas. Pegue cada item, na ordem em que eles aparecem, e faça as perguntas das etapas de Processar e Organizar.
Relembrando, primeiro você pergunta “O que é isto? É passível de ação?”. Se não for, você apaga, coloca na lista de “Algum dia/Talvez” ou guarda em uma lista de referência. Se for, você se pergunta “Qual é a próxima ação?” e aí coloca em uma lista de tarefas avulsas, em um projeto ou na lista de Calendário se a ação tiver dia certo para acontecer. Ao fazer isso, você também marca cada tarefa com etiquetas os contextos de lugar, tempo disponível, energia disponível e prioridade.
Depois de esvaziar as suas caixas de entrada, você pode ter outros itens no roteiro da sua revisão semanal. Por exemplo, você pode conferir o extrato da sua conta bancária, preparar a lista de compras da semana, se programar para os eventos da semana seguinte. Qualquer coisa que faça sentido para a sua vida e que te deixe com a sensação de que está tudo atualizado e em ordem.
Quinta etapa: Execute somente a próxima ação. De tarefa em tarefa, você vai ver os seus grandes sonhos se tornando realidade.
A quinta e última das cinco etapas do GTD é Fazer. Um sistema de produtividade só faz sentido se você realmente executar aquilo que planejou. De nada adianta você ter tudo organizado em um sistema confiável se isso não resultar em ação prática.
Para isso, você deve se concentrar apenas em executar a próxima tarefa. Esqueça os planos grandiosos, as dificuldades do dia seguinte, a pilha de tarefas que está te aguardando. Foque somente em fazer a próxima ação.
Com tudo o que você tem em mãos, isso vai ser bem fácil. O sistema praticamente vai te dizer o que fazer a seguir. A maneira mais produtiva de fazer isso é buscar no gerenciador as tarefas de prioridade um que podem ser feitas no lugar onde você está agora.
Por exemplo, digamos que você esteja no seu escritório. Quais as tarefas de prioridade um com o marcador escritório? Filtre no gerenciador e ele vai te mostrar o que fazer a seguir. Você pode refinar combinando ainda os marcadores de tempo e energia disponíveis. Quais as tarefas de prioridade um com o marcador escritório e o tempo de trinta minutos?
Quando você faz filtros assim, você tira da sua frente tudo aquilo que não pode ser feito naquele momento. Assim, fica muito mais fácil saber qual é o próximo passo a ser dado.
O seu dia a dia deve se concentrar nessa etapa de Fazer. Lembre que o seu objetivo não é ficar polindo o sistema, organizando as tarefas ou deixando tudo bonito. O seu objetivo é produzir. Deixe para organizar durante a revisão semanal. Se algo novo aparecer, simplesmente colete na caixa de entrada e também deixe para organizar na revisão semanal. Mas no seu dia a dia, concentre-se apenas em fazer o que tem que ser feito.
Quando bem implementado, o GTD pode ser a diferença entre ter dias estressantes e dias extremamente produtivos. Esse sistema pode acabar com aquela sensação de que você não consegue dar conta de tudo o que tem para fazer. O GTD não resolve absolutamente todos os problemas de produtividade, mas é um excelente início para colocar tudo no lugar e te dar a oportunidade de começar a produzir melhor.
Um dos pontos que o GTD não aborda, por exemplo, é a gestão do tempo. Como você pode fazer as tarefas de forma a otimizar o tempo que você tem em cada dia?
Para aprofundarmos esse assunto, eu preparei uma aula especial do curso Produtividade Ninja só para falarmos de gestão do tempo. Você pode ver essa aula especial agora mesmo!