Produtividade Arata! O que você pode fazer quando seus funcionários apresentam pedidos que você simplesmente não pode dizer sim naquele momento?
Haverá momentos em que você receberá pedidos para que eles se afastem por um período muito longo ou tirar o ano sabático, ou mudar os termos do contrato para trabalhar apenas meio período, trocar de departamento, ter apoio financeiro para um MBA ou trabalhar a partir do home office ou qualquer outro pedido que poderia ser razoável e até mesmo ótimas ideias. Sim, pois além de pedidos talvez os seus funcionários tragam sugestões criativas mas que você não pode aceitar. Em resumo, normalmente você teria uma grande satisfação em dar o seu apoio total, mas existem contextos em que você não poderá dizer sim sem ser irresponsável.
Sabe, você pode querer ser o melhor chefe do mundo. Ser um companheiro compreensivo e respeitoso mas mesmo assim a empresa vai esperar que você diga não para os seus empregados de tempos em tempos. Este vídeo vai ajudar você que deseja aprender a dizer não para seus empregados no trabalho.
1. Respeite seus funcionários como adultos
Antes de mais nada, valorize a dimensão humana dos relacionamentos no seu ambiente de trabalho. Se você tem acesso ao curso de comunicação da Arata Academy que é o Como Dizer Não, você percebeu que uma das maiores necessidades humanas é o reconhecimento, é a necessidade de sentir que nós importamos, que merecemos atenção e dignidade. Caso você não conheça ainda o Como Dizer Não, visite o link aqui.
Você que é gerente, diretor ou presidente de uma empresa pode em alguns momentos sentir um gancho psicológico que conduz para o papel dos pais que desejam educar bem os próprios filhos. E uma boa educação dos filhos exige apresentarmos limites saudáveis. Dizer sim todo o momento não é a melhor coisa pois pode fazer seus filhos ficarem mimados, certo?
E como você valoriza o progresso e até mesmo a sobrevivência da sua empresa ou do seu departamento, haverá períodos em que você vai precisar recusar algum pedido dos seus funcionários. Só que você não pode se comportar como se estivesse lidando com criancinhas que não entendem as coisas e precisam receber o não de um adulto. Seus funcionários são também adultos e independentemente da escala hierárquica da empresa merecem ser tratados em pé de igualdade e dignidade.
Essa primeira dica parece óbvia para muita gente, mas você vai ficar impressionado quando você está em um grupo de profissionais senior que estão em posição de diretoria e que ficam resmungando como os funcionários são sem noção, são abusados e ficam pedindo coisas absurdas como se fossem criança. Este modo mental de olhar para o relacionamento com os funcionários vai distanciar você do nível de respeito que é necessário para entregar um não efetivo. E quando falamos de “não efetivo” isso significa que é um não que será compreendido e respeitado pelo funcionário. Se você diz não da mesma maneira que você diz não para uma criancinha, você só vai causar indignação, o funcionário vai engolir seco e acumular ressentimento e passará a procurar por outras oportunidades profissionais cedo ou tarde.
2. Entenda o pedido, a motivação e o contexto
O problema é que provavelmente o seu funcionário pensou várias vezes antes de se aproximar de você para fazer o pedido.
E tem mais: se você tem bons profissionais na sua equipe, é muito provável que eles estivessem alimentando a conta bancária emocional por muito tempo antes de pedir algo. Em outras palavras, talvez eles tenham se esforçando muito nos últimos meses e se dedicado nos momentos de crise quando você mais precisou. Entende? Então é bastante provável que na cabeça deles, realmente o pedido é razoável e eles sentem que merecem o seu sim. E quando você diz não, isso pode ser um balde de água fria.
Por isso, nunca assuma que você já entendeu o pedido, a motivação do pedido ou o contexto do pedido.
O seu impulso imediato, principalmente se você está sempre numa correria grande de atividades para concluir, é achar que você entendeu o pedido apresentado, avaliou a possibilidade e imediatamente pode dizer que sim ou que não. Segure esse impulso, respire com calma e lembre-se deste vídeo. Antes de já dizer sim ou não, tenha um pouco de curiosidade e pergunte um pouco mais. E assim você permite o reconhecimento no nível emocional e o funcionário perceberá que você o trata com respeito. E você poderá aprender informações valiosas neste momento.
Uma coisa que acontece muito é o funcionário estar com uma certa timidez, ansiedade ou nervosismo ao apresentar o pedido. Por isso existe a possibilidade de ele não se expressar com clareza ou esquecer alguma parte importante.
Uma dica extra portanto é você dizer que neste momento você ainda não pode dar uma resposta e que você precisa que ele apresente o pedido por escrito. Peça que ele escreva de maneira breve qual é o pedido, qual é a motivação e o contexto. Isso permitirá que ele avalie com calma e você também, de modo a afastar problemas de má comunicação. O pedido escrito será também mais objetivo e profissional.
A comunicação escrita também permitirá que você encaminhe o pedido para outros departamentos, como por exemplo os responsáveis do departamento financeiro e jurídico, antes de você autorizar ou recusar qualquer pedido.
3. Aprenda como dizer não para sugestões e ideias
Imagine uma situação em que os seus empregados estão muito animados com uma certa ideia que apresentam para você, mas que você não pode aceitar pois a ideia não está congruente com os planos gerais da empresa.
Antes de você rejeitar a ideia, perceba algo muito importante. Você tem funcionários engajados. São pessoas que estão ativamente pensando em maneiras de melhorar o trabalho.
Como elas não possuem a mesma experiência que você e também não possuem todas as informações de contexto de várias outras coisas que estão acontecendo na empresa, a sugestão delas não é adequada, mas a atitude é valiosa. Por isso, você não quer jogar um balde de água fria em cima delas dizendo um não sem explicar o motivo. Isso diminuiria o nível de engajamento das pessoas e pouco a pouco você terá funcionários que não se importam com nada, que só fazem o mínimo necessário.
Por isso, novamente é importante que você reconheça o que eles estão trazendo para você. Explique a sua tomada de decisão e fale um pouco mais sobre o motivo pelo qual você está rejeitando a sugestão. Desta maneira, você valoriza opinião deles e não parece ser o tipo de pessoa fechada. Agradeça a sugestão. Mantenha as portas abertas, explicando que é muito valioso que eles te tragam sugestões e que sempre estiveram perguntas ideias podem conversar com você.
4. Defina regras claras e consistentes.
Você pode evitar problemas simplesmente através de políticas claras para tomada de decisão. Se os seus empregados entendem quais são as regras, tudo fica mais fácil.
O que você não quer é ficar inventando novas regras e novas exceções toda hora. Isso pode dar a impressão que as decisões na sua empresa dependem do seu humor ou dependem dos funcionários conquistarem sua amizade e isso levaria para os favoritismos e atitudes sem profissionalismo.
Tenha clareza e respeito na sua comunicação. A sua decisão precisa ser baseada naquilo que é melhor para a empresa. Explique de forma cândida e transparente qual é o motivo por trás de você recusar o pedido. Mostre como os interesses da empresa estão afetados nesta tomada de decisão.
Além de clareza, você precisa ter firmeza. Não fique inventando desculpas. Se você usa muitos amenizadores na sua comunicação, dizendo que “você sente muito”, que “você gostaria mas está difícil”, isso parece que é um tipo de convite para o seu empregado continuar insistindo. Talvez você esteja enviando algum sinal confuso e ele acha que se ele pedir de uma maneira diferente existe a possibilidade do sim.
Conclua com um tom positivo. Use a sua criatividade junto com o empregado para pensar em maneiras como você pode alcançar uma resposta positiva.
Lembre-se sempre do reconhecimento. Não deixe o seu funcionário constrangido. Explique que as sugestões e pedidos são importantes para o engajamento e uma boa comunicação. Mantenha as portas abertas para que ele continue fazendo novas sugestões e pedidos. Explique o motivo do seu não e que caso as condições mudem vocês poderão rever o assunto se for o caso de realmente existir a possibilidade de um sim.
Sempre que você tiver dificuldades em se comunicar com clareza, você pode ver e rever os vídeos do curso Como Dizer Não – é um curso rápido que você vai começar e concluir hoje mesmo e tem muitos exercícios para modificar a maneira como você se comunica tanto em contextos pessoais e também profissionais.