Como resolver qualquer problema com o método 5W2H

Oi! Seiiti Arata. A capacidade de resolver problemas é uma das habilidades mais importantes que você pode desenvolver. Na sua vida pessoal, resolver problemas de um jeito efetivo faz você atingir seus objetivos, reduzir o estresse e avançar nos seus projetos. Na vida profissional, ser um profissional que resolve problemas vai te abrir portas para salários maiores e trabalhos melhores.

O problema é que existe uma grande barreira para quem quer resolver problemas de um modo efetivo. E essa barreira é definir com clareza qual é o problema e assim pode traçar um plano para solucionar o problema do melhor jeito possível.

A boa notícia é que existe um método já testado e aprovado desde a antiguidade para que você aumente e muito a sua capacidade de esclarecer e resolver qualquer tipo de problema, seja na sua vida pessoal ou na sua vida profissional. Esse método é conhecido como 5W2H.

5W2H é uma metodologia de sete perguntas para ter clareza sobre qual é o problema e qual é a solução.

A sigla 5W2H é uma referência a sete perguntas em inglês que você tem que fazer para definir um problema e planejar a solução. Cinco perguntas começam com a letra dáblio e duas perguntas começam com a letra agá, por isso 5W2H.

As sete perguntas em inglês são: 

Em português, a gente pode traduzir como:

A origem dessas perguntas está lá na Antiguidade, nos estudos de ética e retórica. Aristóteles chamava essas perguntas de “as sete circunstâncias”. Com o passar do tempo, empresas foram adotando as sete perguntas como uma ferramenta de gestão que ajuda na tomada de decisão para a resolução de problemas.

Parece um método simples. E realmente é. Mas ao mesmo tempo é um método muito poderoso para trazer clareza sobre as questões que você enfrenta na sua vida e no seu trabalho. Vamos ver então como aplicar esse método na prática.

As respostas para as sete perguntas 5W2H definem o problema e já encaminham as soluções.

Pense em qualquer problema que você esteja enfrentando atualmente. Pode ser uma dificuldade financeira, uma questão no trabalho ou até mesmo um objetivo pessoal como queimar alguns quilos de gordura.

A primeira pergunta que você tem que responder é What?, ou seja, o que deve ser feito? Qual é exatamente o problema a ser superado ou o objetivo a ser alcançado? Escreva no papel, no celular ou no computador a resposta para o seu “o quê”.

Isso é um ponto muito importante do método: todas as respostas precisam ser escritas. A escrita tem o poder de organizar e estruturar as nossas ideias de um modo que o pensamento livre na cabeça não tem. Como o objetivo do método 5W2H é trazer clareza, as respostas por escrito são essenciais.

Depois que você definiu o seu o quê, a segunda pergunta é Why?, é por que você precisa superar aquele problema ou alcançar aquele objetivo que você acabou de definir. 

Muitas vezes nós ficamos dizendo que queremos fazer alguma coisa, mas nem sabemos bem por que queremos fazer aquilo. Quando o motivo para a ação é fraco, a tendência é que você fique procrastinando até não poder mais. Mas se você tiver um porquê forte o bastante, é muito difícil não entrar em ação.

A terceira pergunta é Where? Onde será feito? Existem ações que só podem ser feitas em um lugar específico, quando você tem acesso por exemplo a algum equipamento, a alguma pessoa ou a qualquer outro recurso que é essencial para resolver o problema. 

A quarta pergunta é When? Quando você precisa resolver a questão? Ao traçar metas, um dos aspectos mais importantes é colocar um prazo para a realização da meta. Há quem diga que metas nada mais são do que sonhos com um prazo para acontecer. Por isso, você deve deixar bem claro o prazo que tem para resolver o problema ou alcançar o seu objetivo.

Porém, tome cuidado com prazos muito longos. Se você tem um grande problema que só pode ser resolvido em meses, então quebre esse grande problema em etapas menores para ter prazos mais curtos, de algumas semanas. Prazos curtos mantêm você engajado e te dão a sensação de estar progredindo ao colecionar vitórias, cumprindo as etapas menores de um problema maior.

A quinta pergunta é Who?, ou seja, por quem ou com quem as ações serão realizadas. Pode ser que você tenha um problema que precisa ser resolvido por outra pessoa. Nesse caso, você precisa delegar exatamente o que precisa ser feito. Outras vezes, você só pode resolver o problema em companhia de outras pessoas. Nesse caso, todos precisam trabalhar em conjunto. 

E também tem alguns casos que você terá que atuar sozinho. O ideal é evitar essa situação, procurando pelo menos ter alguém em quem se apoiar. Pode ser alguém para quem você vai prestar contas sobre as suas ações e o seu progresso, ou alguém com quem você vai se aconselhar, ou até mesmo alguém que vai te dar uma orientação profissional sobre como agir.

Seu plano de ação só deve ser traçado depois que os 5W definirem o seu problema.

Você pode pensar no método 5W2H como um processo de duas partes. Na primeira parte, ao responder os 5W, você definiu com clareza qual é o problema a ser resolvido ou o objetivo a ser alcançado.

Só depois que você sabe o que será feito, por que será feito, onde, quando e com quem será feito, é que você passa para a segunda parte e responde às duas perguntas agá.

A primeira pergunta agá é How?, ou seja, como o problema será resolvido. Aqui na prática o que você está fazendo é escrevendo um plano de ação, uma sequência de tarefas que levem você da situação atual até a resolução do problema.

Por isso o ideal é que você responda a pergunta How? em formato de lista de tarefas, sempre começando com um verbo no infinitivo.

Se você não sabe como resolver o problema, então a primeira tarefa da lista deve ser pesquisar sobre como resolver o problema. Isso pode ser feito tanto consultando profissionais que te orientem a resolver a questão quanto buscando na internet, em livros ou em outras fontes qual é a solução para o problema.

Uma boa técnica que pode te ajudar a responder essa primeira pergunta agá é ir de trás para a frente. Nessa técnica, você visualiza como é estar com o problema resolvido e pensa em qual foi o passo imediatamente anterior à resolução final do problema. Depois pensa em qual foi o passo antes deste, e antes desse, até chegar à sua situação atual.

Essa lista de tarefas deve ser a mais completa possível, mas não precisa ser perfeita. É bem provável que quando você for fazendo as tarefas, apareçam novas tarefas que você não previu. Está tudo bem: basta você anotar as novas tarefas e seguir em frente cumprindo o plano.

Depois que você já tiver a lista inicial de tarefas, é hora de responder a última pergunta: How much? Quanto vai custar executar todo esse plano de ação até resolver o problema ou alcançar o objetivo?

Essa estimativa de custos pode ser feita observando a lista de tarefas que você traçou e anotando os preços para cumprir cada uma daquelas tarefas. Que equipamentos você vai precisar comprar? Quais profissionais vai precisar contratar? Que outros recursos vão precisar de dinheiro?

Saber quanto tudo vai custar é importante para você ter clareza de que tem condições de cumprir o plano. Se não tiver, você vai precisar de formas de baratear o plano, de conseguir mais dinheiro ou de adiar o plano até que tenha condições de arcar com ele.

O método 5W2H derruba as barreiras entre quem você é e quem você gostaria de ser.

Problemas a serem resolvidos e objetivos a serem alcançados funcionam como barreiras entre quem nós somos atualmente e quem nós gostaríamos de ser. Estamos sempre tentando derrubar barreiras, mas quase nunca temos um método claro sobre como derrubar essas barreiras do jeito mais efetivo.

O método 5W2H é esse método. Ele é simples o suficiente para ser feito por qualquer pessoa, exigindo apenas papel e caneta. E também é eficiente o bastante para ser usado tanto para resolver questões pessoais como para auxiliar o planejamento de grandes empresas.

Se ele for usado em conjunto com um planejamento de vida maior, como o que ensinamos no curso Planejando Sua Vida por exemplo, aí você tem a combinação perfeita para ser um grande resolvedor de problemas e um grande cumpridor de metas que ao mesmo tempo atua nas questões práticas do dia a dia enquanto cumpre seu destino de acordo com seus grandes valores pessoais.

Então, vamos fazer um teste. Escolha um problema ou objetivo seu e use os comentários para responder as sete perguntas do método 5W2H que vão te ajudar a resolver o problema ou alcançar o objetivo.

O que é exatamente o problema ou objetivo? Por que você precisa resolver isso? Onde você vai agir? Até quando vai terminar? Com quem vai atuar? Como vai fazer para resolver o problema? E quanto tudo isso vai custar?

Escreva as respostas aqui nos comentários. O compromisso público pode ser um fator a mais para te motivar a agir. Mas se você preferir maior privacidade, escreva no seu caderno de papel. O importante é entrar em ação para derrubar a barreira entre quem você é hoje e quem você gostaria de ser com esse problema resolvido.

5W2H é um método para definir problemas e encontrar soluções. Ele é composto por sete perguntas simples e efetivas que desde a Antiguidade nos ajudam a resolver problemas.

Por isso, sempre que você tiver que resolver algo, simplesmente responda por escrito: o que, por quê, onde, quando, com quem, como e quanto custa. As respostas serão o delimitador do seu problema e o plano de ação para resolver a questão.
Para dar ainda mais significado ao método, use as perguntas em conjunto com um plano de vida maior. O plano que você precisa deve cobrir os seus problemas e objetivos, e também precisa deixar claro qual é o seu propósito de vida. Você pode aprender a montar um plano assim no curso Planejando Sua Vida, que está disponível agora mesmo no endereço https://arata.se/planejandosuavida