Produtividade Arata! No episódio anterior você aprendeu o mínimo que precisa saber da metodologia GTD – Getting Things Done de David Allen (A Arte de Fazer Acontecer). E existem pessoas que dizem que não alcançaram a produtividade pessoal desejada, mas o motivo é que elas cometem um erro muito simples que poderia ser evitado. É necessário aplicar Contextos na metodologia GTD.
1. Aprenda o valor do contexto
Imagine que você está no trabalho e seu telefone celular liga. É seu filho. Você interrompe tudo o que está fazendo para atender e ele diz com uma voz toda meiga perguntando se você pode comprar sorvete pra ele quando vocês forem para a praia no fim de semana.
Claro que você vai comprar o sorvete. Só que hoje é terça feira, e você está no escritório. O contexto é diferente.
Achou o exemplo bobo?
Vamos agora trocar os papéis. Imagine que você está na praia com sua família no fim de semana… e decide abrir seu email usando o smartphone pra ver se aquele relatório ficou pronto.
É o que muitas pessoas fazem: invadem o contexto familiar com assuntos de trabalho, sendo que não terão plena capacidade de realizar o trabalho.
2. Os contextos são valiosos para quem segue a metodologia GTD
É importante que você esteja acompanhando a ordem dos episódios aqui da série Produtividade Arata. No episódio 11 nós ressaltamos o valor do uso de listas de tarefas para ter uma vida organizada. No episódio 12 nós trouxemos a essência do método Getting Things Done, de David Allen.
O problema da produtividade pessoal é que como as pessoas guardam coisas demais na cabeça, elas entram em um estado de ansiedade por não saber o que fazer a respeito. Pior: por não ter listas de tarefas, elas não contam com a garantia de lembretes e referências organizadas. Uma vida sem listas organizadas de compromissos é desgastante.
Lembra da mensagem do vídeo 09 da série Produtividade Arata?
A tarefa mais desgastante de todas é aquela que só fica na nossa cabeça mas que a gente não realiza.
Esse é um grande desgaste de potencial e de vitalidade. E assim ficamos reativos, deixando apenas as urgências dos outros invadirem a nossa vida. Não vamos atrás daquilo que é prioridade pra nós mesmos.
E só vamos conseguir essa organização quando levamos em conta os contextos. Pense sempre qual é a situação mental ou qual é o local geográfico que você se dispõe realizar a tarefa.
Um erro é manter uma única lista de tarefas em que eu tenho um item chamado “comprar lâmpada”, outro item chamado “trocar a lâmpada queimada”, outro chamado “reunião com o departamento financeiro” e outro item “corrida de 30 minutos”. Não faz sentido: cada um destes itens é para ser realizado em um contexto diferente: eu compro lâmpada no supermercado, eu troco a lâmpada em casa, faço a reunião no escritório e vou correr no parque.
Se estou olhando atividades fora do meu contexto, estou sendo ineficiente e fico confuso.
3. Mantenha tudo organizado e revisado
No vídeo anterior também mencionamos rapidamente a importância da fase de REVISÃO. Essa pode ser feita semanalmente, por exemplo no final da sexta feira, deixando tudo em ordem pra descansarmos com consciência tranquila no fim de semana e já chegar com tudo encaminhado na segunda feira.
Na revisão, vamos processar a Caixa de Entrada, que vimos no vídeo anterior e também vamos reajustar o nosso plano conforme nós colocamos a mão na massa. Será mesmo que as nossas prioridades continuam iguais? Tem tarefas que já posso abandonar completamente ou pelo menos transferir para a lista do Talvez Um Dia Desses? Todos os itens de calendário estão corretos? Preciso verificar ou confirmar algo com alguém? Está realista a forma como eu descrevi meus projetos? Tenho que desmembrar algumas tarefas da minha lista de projetos? As próximas ações fazem sentido? Já tenho todos os recursos necessários? Preciso envolver mais gente?
Essa é a fase de revisão que tem que ser parte da nossa rotina para que a metodologia GTD funcione bem. Se o sistema não estiver atualizado constantemente, nós não podemos confiar nas nossas próprias listas e daí sofreremos com a ansiedade. Mas se o sistema sempre passar por revisões constantes, podemos ficar tranquilos sabendo que dá pra confiar nas listas.
Em curtas palavras, a proposta de David Allen na metodologia GTD é tirar tudo da cabeça e transportar para um sistema de diferentes listas e contextos. O GTD é uma das diferentes referências que usamos pra criação do curso Produtividade Ninja. Se por um lado o GTD pode se tornar complexo para algumas pessoas, também existem outras formas de aplicação mais minimalista e simples.
O mais importante de tudo é que você possa encontrar a forma que é adequada para VOCÊ, para a sua individualidade de modo que naturalmente você sempre consiga ter organização sem deixar pendências acumularem.
Eu preparei um material avançado pra você conseguir sempre manter o seu sistema atualizado com as revisões e contextos sempre em ordem. A vantagem disso é que o sistema que você vai usar será parte da sua rotina e por isso você pode confiar nas informações.
Para conhecer as diferentes maneiras pra você conseguir essa organização, que vão além do GTD, eu quero convidar você para conhecer o nosso curso avançado de produtividade, que é o Produtividade Ninja, que é um curso com mais de cinco anos de casos de sucesso e clientes muito satisfeitos. A Arata Academy sempre realiza um trabalho intenso de pesquisa, eu consulto as melhores fontes, as melhores referências e o meu trabalho consiste em entregar tudo pra você sem enrolação, direto ao ponto, de forma prática de ser usada e que respeita a sua individualidade. Então pra você começar agora o curso Produtividade Ninja você pode visitar o link aqui.