Oi! Seiiti Arata. Se você tem que trabalhar de casa, mas não está conseguindo produzir os resultados que gostaria, eu vou te mostrar um detalhe de como o seu cérebro funciona. Entendendo esse detalhe, você vai aprender como implementar uma série de técnicas específicas que vão fazer você produzir mais e até melhor do que se estivesse no escritório.
O problema da falta de produtividade no home office é que a maioria das pessoas não se planeja para trabalhar em casa. E fracassar em planejar é o mesmo que planejar o fracasso. Muitos acreditam (erroneamente) que basta sentar, abrir o notebook e começar a trabalhar como se estivesse no escritório.
A experiência mostra que isso não funciona. Da mesma maneira como você se prepara para ir ao trabalho, da mesma maneira como o seu escritório foi projetado para facilitar a execução do seu trabalho, você também precisa preparar a sua casa e a sua rotina para transformar sua experiência de home office em algo produtivo. É exatamente isso que você vai aprender agora.
Trabalhar em casa é mais produtivo desde que você organize a sua rotina e seu ambiente. Com rotinas, seu cérebro faz menos esforço desnecessário.
O maior erro das pessoas que não conseguem ser produtivas trabalhando de casa é não ter uma transição entre o modo casa e o modo trabalho. Isso acontece pela falta de uma rotina.
Quando nós trabalhamos em um escritório, somos obrigados a ter uma rotina. Temos um horário para chegar e estar no escritório. Isso exige que a gente saia de casa em determinado horário, que a gente tenha que se arrumar para sair, que a gente tenha que comer antes de sair. Veja como o simples fato de ter uma hora para chegar e sair … e ter um lugar específico para ir, apenas isso gera sozinho uma série de exigências que criam uma rotina para a nossa vida.
Muita gente diz que não gosta de rotinas, mas o que a ciência diz é que o nosso cérebro adora rotinas.
Para entender isso, precisamos entender que no fundo somos apenas animais buscando sobreviver. E para sobreviver nós precisamos basicamente comer e armazenar energia. Nosso cérebro é de longe o órgão que mais consome a energia do nosso corpo. Pelo menos vinte por cento do nosso oxigênio e da nossa glicose são consumidas pelo cérebro.
E como é que a gente pode fazer para o cérebro consumir menos energia? O segredo é criar rotinas. Esta afirmação pode ser comprovada examinando gráficos que medem atividade cerebral. Se a pessoa que está sendo medida faz uma atividade que nunca fez antes ou que não está acostumada a fazer, a atividade cerebral é intensa, e consome muita energia. Se a pessoa faz um hábito, uma atividade que ela está acostumada a fazer, o consumo de energia é muito menor.
E o que isso tem a ver com o home office? Quando estamos trabalhando em casa, temos mais liberdade de escolha. Isso pode parecer bom, mas a falta de uma rotina vai fazer com que o seu cérebro consuma mais energia. Isso atrapalha a sua produtividade e pode te deixar cansado antes da hora, sem a energia suficiente para trabalhar na sua melhor performance.
Você provavelmente não precisa vestir roupa de escritório para trabalhar em casa. É a rotina que faz seu cérebro entender que está na hora de trabalhar.
Quando nós acordamos, tomamos banho, comemos e pegamos o transporte para chegar ao escritório na hora certa… Nós estamos executando uma rotina. Essa rotina é uma espécie de transição do modo casa para o modo trabalho. Nosso cérebro entende que quando nós executamos aquela rotina, está na hora de trabalhar.
Já quando nós trabalhamos de casa, se não tivermos uma rotina que marque essa transição, nosso cérebro pode ter dificuldade em entrar no modo trabalho.
Há quem diga que você precisa se arrumar vestindo uma roupa de trabalho para o seu cérebro entender que está na hora de trabalhar. Isso não é verdade para todo mundo. Não existe nada de mágico ou especial naquela sua roupa de escritório. No máximo, a roupa de escritório ajuda você como um gancho de memória para você se recordar que é necessário trabalhar, mas este é um benefício muito pequeno comparado com a grande vantagem que você tem através de uma rotina.
O que você precisa é de uma rotina, mas a rotina não precisa ser igual para todos.
Se existem pessoas que se sentem melhor com uma roupa de trabalho, também existem aquelas que preferem trabalhar de pijama. Uma dica que eu vou repetir várias vezes hoje é a seguinte: Querer se forçar a seguir regras impostas sem embasamento não faz sentido.
Caso você queira experimentar vestir as roupas de escritório, faça um experimento múltiplas vezes alternando entre dias em que você está usando a roupa de escritório e dias que está com roupas de ficar em casa. Ao final do dia, faça uma auto avaliação a respeito da sua produtividade e tente descobrir se realmente funcionou para você. Se o uso da roupa de escritório não aumentou a sua produtividade, você não precisa dela para o home office.
O que você precisa é apenas ter uma rotina. Algo que marque a sua transição entre o modo casa e o modo trabalho. Uma vez que tenha isso, os detalhes da rotina não são tão relevantes e devem ser adaptados ao estilo de vida de cada pessoa.
O ambiente de trabalho é determinante para o seu nível de produtividade. Organize seu espaço e estabeleça limites com quem está por perto.
Uma recomendação bem conhecida é a de que você deve preparar o seu ambiente de trabalho para melhorar a sua produtividade. Nós inclusive falamos sobre isso no episódio 17 da série Produtividade Arata.
O ideal é que você tenha um ambiente específico para trabalhar em casa. Se for um quarto ou escritório com uma porta fechada para o restante da casa, ótimo. Se isso não for possível, procure no mínimo ter uma mesinha específica para sentar e trabalhar.
Essa mesinha não precisa ser extremamente organizada e limpa como uma sala de cirurgia. Esqueça as fotos que você vê nas redes sociais e se concentre na sua realidade. Você não precisa ficar se sentindo culpado toda vez que olha a sua mesa bagunçada. Caso aquela mesa bagunçada esteja funcionando bem para você, está tudo bem. O grande problema é se você perde muito tempo procurando por coisas por causa da desorganização. Isso não é produtivo.
Porém, existem pessoas que trabalham melhor no caos, com tudo o que precisam em cima da mesa. Também existem outras pessoas que produzem melhor com o mínimo de objetos ao redor porque elas se sentem bem quando estão no ambiente organizado e com poucas distrações visuais. Então, a minha pergunta é que tipo de pessoa você é? Lembre que em vez de querer seguir regras impostas sem embasamento, você deve criar o ambiente que funciona melhor para você
Existem duas categorias de recomendações. Uma é a categoria relacionada à preferências pessoais. Outra categoria é relacionada à formação de rotinas. Você precisa se concentrar mais na categoria de recomendações que contribuem para você formar rotinas. Vestir roupa de escritório ou manter sua mesa minimalista são preferências pessoais.
Agora, vou te dar uma dica que contribui para que você forme rotinas e por causa disso esta é uma recomendação importante para você seguir, mesmo que num primeiro momento você sinta resistência e não queira experimentar. A dica é a seguinte: evite ficar trabalhando em qualquer lugar. Se você é do tipo de pessoa que vive levantando para experimentar lugares diferentes para trabalhar é de vez em quando está no sofá, às vezes na mesa, às vezes na cama,será mais difícil você criar uma rotina de trabalho. Isso atrapalha a transição do modo casa para o modo trabalho.
Além de você criar a rotina definindo claramente um local físico específico para trabalhar, você também precisa criar uma rotina na sua dinâmica de interação com quem está por perto.
Se você compartilha a casa com outras pessoas, tenha uma conversa franca com cada uma delas, explicando que você está trabalhando de casa e que precisa de total concentração enquanto estiver trabalhando. Não é porque você está em casa que as outras pessoas podem te chamar para conversar, pedir para ir comprar algo no mercado ou fazer qualquer outro tipo de atividade que normalmente você não estaria fazendo caso você estivesse trabalhando no escritório.
Ambiente virtual é tão importante quanto o ambiente físico. Organize seus apps e notificações para ser mais produtivo.
Uma técnica avançada para aumentar a sua produtividade no teletrabalho é criar um ambiente virtual de trabalho diferente do seu ambiente virtual de lazer. Para isso, você deve criar dois perfis diferentes no seu computador: um para trabalho e outro para o lazer.
O seu perfil de lazer é livre. Lá estão suas redes sociais, suas músicas, jogos e tudo o mais que você quiser. Já no seu ambiente de trabalho, tudo deve ser configurado para favorecer a sua produtividade.
Isso significa excluir atalhos para redes sociais, bloquear sites sugadores de tempo, instalar aplicativos de gerenciamento de tarefas. A ideia é que, quando você fizer o login nesse ambiente virtual de trabalho, você não se depare com distrações e desta maneira você terá menos escolhas adiante sobre o que fazer e todas as escolhas disponíveis conduzem você ao trabalho, inevitavelmente.
Se você puder, separe também os seus aplicativos de mensagens. Se você abre um app para falar com seu chefe ou seus colegas, o ideal é que não tenha no mesmo aplicativo os grupos da família, dos amigos, das piadinhas. Mesmo que você não abra esses grupos, só de ver a notificação ali já vai fragmentar a sua atenção, o que pode tirar o seu foco do trabalho.
Não deixe que o celular atrapalhe a sua produtividade. Use um celular velho para se isolar de tudo o que não faz parte do trabalho.
O maior fragmentador de atenção que existe é o telefone celular. Se o seu trabalho não exige que você atenda ligações, o ideal é que você deixe o celular em outro lugar da casa, desligado ou no modo avião.
Instale todos os aplicativos de que você precisa para trabalhar no seu computador e reduza ao máximo o seu contato com o celular durante o horário de trabalho. Se não for possível se livrar dele completamente, configure da melhor maneira possível para eliminar notificações desnecessárias.
Porém, talvez você seja do tipo de pessoa que utiliza bastante o seu telefone para trabalhar. No meu caso, por exemplo, eu utilizo meu celular para trabalhar com editor de texto, planilhas de cálculo, aplicativos para me comunicar com a minha equipe, aplicativos de gerenciamento de tarefa, de compartilhamento de arquivos, gestão de finanças, cronômetro de tempo de trabalho, estatísticas dos meus sites, calendário de compromissos profissionais e vários outros…
Por causa disso, eu sempre utilizo o meu celular mais moderno para manter todos os meus aplicativos de trabalho. E eu utilizo o celular mais velho para adicionar amigos e família em grupos de conversas que não exigem respostas urgentes. Esse celular velho fica o dia inteiro dentro da gaveta e somente de vez em quando eu olho ele de noite depois que eu já terminei o meu trabalho do dia.
Em algumas épocas que eu fico mais concentrado, eu somente olho este celular pessoal no fim de semana. Desse jeito, é impossível que apareça alguma notificação de qualquer coisa que não seja trabalho enquanto eu estou trabalhando.
Se no seu caso você usa poucos aplicativos para trabalhar, você pode fazer o contrário: use seu celular mais novo (aquele que tira selfies mais bonitas e tem maior armazenamento) para a sua vida pessoal. E use um celular velho só para instalar os aplicativos que você usa no trabalho.
O maior desafio de trabalhar em casa é manter o foco no trabalho e evitar as distrações. Se você tem um aparelho à mão com notificações de amigos, sites de notícias, jogos, mensagens aparecendo a toda hora, fica muito difícil se concentrar.
Organize o seu horário como se estivesse no escritório. Tenha clareza sobre qual é a divisão do seu horário do dia exclusivamente para trabalhar.
O fato de você trabalhar de casa não significa que você não tem horário específico para trabalhar. Algumas empresas exigem que o funcionário esteja online em horários específicos, mas existem casos em que isso não é necessário.
De uma forma ou de outra, para que você possa criar rotinas que vão economizar energia do seu esforço mental, é muito importante que você tenha um horário para trabalhar e um outro horário para descansar e cuidar dos seus afazeres da casa.
Determinar os seus horários evita dois problemas. O primeiro é o problema de você ficar cuidando da casa quando deveria estar trabalhando. O segundo é o problema de você trabalhar a todo instante, esquecendo de cuidar dos outros aspectos da sua vida.
Para liberar mais tempo para a sua produtividade, procure automatizar ao máximo as tarefas de rotina da casa. Use o máximo possível de eletrodomésticos, como máquina de lavar louça, máquina de lavar roupas, robô de aspirar o chão. Cozinhe suas refeições em bloco, preparando comida para vários dias. Agende quando você vai limpar a casa.
Se o seu trabalho der a liberdade de você fazer os seus próprios horários, a melhor técnica é descobrir os horários do dia em que você é mais produtivo de acordo com o seu cronotipo.
Adapte o seu horário de trabalho aos seus momentos de maior produtividade.
No livro “Quando – Os segredos científicos do timing perfeito”, Daniel Pink analisou uma série de pesquisas científicas que concluem que as pessoas têm em geral três estágios de energia durante o dia: um Pico, que é o período que você se sente mais produtivo; uma Baixa, que é o período que você se sente cansado; e uma Retomada, que é quando você retoma parte da sua energia.
Biologicamente falando, a maioria das pessoas pesquisadas tem o Pico de energia perto do meio-dia, a Baixa de energia durante a tarde após o almoço e a Retomada de energia entre o fim da tarde e início da noite.
Mas isso não significa que este é exatamente o seu caso, porque existem outros cronotipos: o das pessoas que têm o Pico de energia à noite e não funcionam bem de manhã e o das pessoas que têm o Pico de energia de manhã logo cedo e não funcionam bem de noite.
Caso você tenha a possibilidade de fazer seus próprios horários, procure ajustar os seus momentos de trabalho para coincidir com o seu pico de energia. Se você é uma pessoa mais matinal, concentre seus esforços para o trabalho mais exigente logo cedo. Se você é noturno, deixe esse trabalho para a noite. Já se você é como a maioria das pessoas, provavelmente o seu pico de energia vai estar lá para o final da manhã. Nos períodos de menor produtividade, procure fazer tarefas menos exigentes.
Use blocos de tempo para uma imersão total na atividade.
Blocos de tempo são períodos que você define para focar totalmente em uma atividade. Por exemplo, digamos que você tenha que elaborar um relatório. Você define um bloco de tempo de cinquenta minutos e, durante esse período, se compromete a não realizar nenhuma outra atividade que não seja a escrita do relatório. Você fecha todos os seus aplicativos que não são necessários para aquela atividade ou até mesmo desliga o seu celular, tranca a porta e apenas escreve o relatório.
O uso de blocos de tempo é uma das melhores ferramentas de produtividade, pois facilita que você entre em estado de fluxo, aquele estágio de produtividade em que você trabalha de forma tão concentrada que nem percebe o tempo passar.
O bloco de tempo mais conhecido é a Técnica do Pomodoro. Por essa técnica, cada bloco deve ter vinte e cinco minutos e você deve fazer pequenos descansos de cinco minutos entre esses blocos. E como já falei antes, você não deve seguir regras impostas sem embasamento.
Se essa divisão funciona para você, ótimo. Mas se você acha que vinte e cinco minutos é pouco tempo para o seu trabalho, nada impede que você defina blocos de trabalho maiores ou menores. O seu bloco de descanso também pode ser maior ou menor e, o mais importante de tudo é que, ao final do dia, você esteja satisfeito com o que você realizou.
Preste contas para você e para a empresa em forma de metas diárias.
Outro grande desafio do home office é a questão da accountability, da transparência, da prestação de contas com o seu chefe, com seus clientes e com você mesmo. Você consegue de verdade, no final do dia, olhar para o espelho e estar satisfeito e orgulhoso de você mesmo pelo que você realizou?
Você pode sim se tornar uma pessoa extremamente produtiva trabalhando em casa. Um estudo feito pela Universidade de Stanford mostrou que pessoas que trabalham em casa são até 13% mais produtivas do que as que trabalham no escritório.
Quando você está no escritório, com outras pessoas vendo o que você está fazendo, dificilmente você se sente confortável para ficar vendo no computador coisas não relacionadas ao trabalho. Mas quando você está em casa, sem ninguém olhando o que você faz, é muito mais tentador ficar distraído fazendo coisas que não tem nada a ver com o trabalho.
Uma forma de evitar esse desperdício de tempo e energia é criar metas diárias e prestar contas dessas metas. Se o seu trabalho já exige metas, ótimo. Tente quebrar essas metas (que geralmente são mensais ou semanais) em metas diárias e vá anotando o que você consegue cumprir.
Se o seu trabalho não exige metas formalmente, crie metas para si mesmo, priorizando as metas de desempenho em vez das metas de resultado. As metas de desempenho são aquelas que você tem controle: a quantidade de horas que vai trabalhar ao dia, a quantidade de páginas que vai escrever, a quantidade de ligações que vai fazer.
Agindo dessa forma, você pode conciliar o sonho de trabalhar em casa com uma alta produtividade que vai deixar não apenas os seus chefes ou clientes satisfeitos, mas também você feliz com a quantidade e qualidade do trabalho que você produziu. Parabéns!
Seja por sua vontade ou por uma condição imposta pela realidade, o home office tem se tornado obrigatório para muita gente. Você deve aceitar essa realidade e aproveitar as vantagens de trabalhar em casa.
Se você quiser ir além e se tornar um verdadeiro ninja da produtividade, eu te convido a assistir a uma aula especial do curso Produtividade Ninja sobre gerenciamento do tempo, acessando o link aqui.