Oi! Seiiti Arata. Você certamente tem alguns sonhos. As suas grandes metas de vida, os objetivos que você quer atingir, as coisas que você quer conquistar. Mas se você está há muito tempo tentando realizar esses sonhos sem nunca conseguir, eu tenho um aviso para te dar: se o seu sonho não está no seu calendário, ele provavelmente nunca vai ser realizado.
O calendário é uma das ferramentas de produtividade mais poderosas que existem. Porém, quase sempre nós não aproveitamos o potencial de utilidade do calendário. Um calendário é simples, gratuito e eficiente.
Um calendário bem utilizado pode transformar uma pessoa desleixada em alguém pontual, organizado e produtivo. E principalmente ele pode tornar realidade aquele sonho que está há muito tempo na sua cabeça.
Mas para tudo isso acontecer, você precisa usar o calendário do jeito certo. E esse jeito certo exige que você dê três passos fundamentais: 1) adaptar o uso do calendário para a sua rotina específica; 2) criar um sistema confiável com eventos e informações importantes; e 3) automatizar tudo para receber a informação certa no momento certo.
Vamos ver cada um desses três passos em detalhes, mas antes, um aviso. Todas as funcionalidades que veremos aqui você pode encontrar em praticamente qualquer aplicativo de calendário. Google, Apple, Microsoft, aplicativos pagos… qualquer um que tenha múltiplos calendários, eventos recorrentes e alertas funciona. A única coisa que não funciona é o calendário de papel e logo você vai entender o porquê.
O seu calendário deve se adaptar à sua vida e não o contrário.
O primeiro passo para usar calendários da maneira mais produtiva possível é adaptar o uso para a sua rotina específica.
Existem muitas regras na internet sobre como montar um calendário, dizendo um monte de coisa sobre o que você deve ou não deve fazer.
Algumas pessoas dizem que só devem ir para o calendário os compromissos com data e hora certa para começar. E todas as demais tarefas devem ir para uma lista de próximas ações.
Já outras pessoas dizem que você deve programar todo o seu dia no calendário, inclusive os momentos de descanso, para saber como está o equilíbrio da sua vida.
Qual é a regra certa? Nenhuma. Não existe um modo único que funcione para todas as pessoas, porque a rotina de cada um é diferente.
Um médico que trabalha em consultório alguns dias na semana e em hospitais nos outros dias vai ter uma necessidade completamente diferente de um lojista que todo dia tem o mesmo horário para entrar, sair e almoçar.
Por isso, o primeiro passo é entender que o seu calendário deve se adaptar à sua vida. E para garantir isso, você deve se perguntar se o seu calendário está cumprindo a função básica de um calendário.
E qual é a função básica de um calendário? Ajudar você a estar onde você deveria estar no momento em que você deveria estar.
Se você tem uma rotina super simples, você até consegue guardar essa informação na cabeça. Mas para a maioria das pessoas, é praticamente impossível e com certeza improdutivo lembrar de todos os compromissos de cabeça.
Então, escolha um aplicativo de calendário e coloque ele em um lugar de destaque para ficar fácil de visualizar. Adicione atalhos para ele no seu celular, no seu computador do trabalho, no seu notebook, no seu tablet, no seu smartwatch e onde mais você puder acessar.
Eu não costumo fazer recomendação de aplicativo específico pois não existe aplicativo melhor ou pior. É você quem precisa experimentar um por um até você encontrar o que é o mais adequado para você.
Praticamente todos os aplicativos de calendário têm a mesma função, então escolha o que mais te agrada. Se o que você escolheu tiver a opção de widgets, experimente usar um widget desses na tela inicial do seu celular ou computador.
Depois de escolher o seu aplicativo, você precisa adaptar ele para a sua rotina criando vários calendários ou agendas diferentes, um para cada área da sua vida que tenha compromissos. E configure para que cada um desses calendários tenha uma cor diferente.
Por exemplo, você pode ter um calendário para compromissos profissionais, outro para os seus objetivos pessoais, outro para estudos, outros para contas e investimentos, outro para aniversários… Isso vai depender de quantas áreas de responsabilidade você tem na sua vida.
O motivo para você dividir os compromissos em vários calendários é para ter uma melhor organização visual, já que cada calendário vai ter uma cor diferente, e também para você poder focar em apenas uma área quando for necessário. Além disso, você pode definir notificações diferentes para cada calendário, o que vai deixar o seu sistema muito mais flexível.
Por exemplo, você pode definir que o seu calendário de compromissos profissionais vai te enviar uma notificação no seu celular, mas ao mesmo tempo definir que o calendário de aniversários não envia nenhuma notificação.
Com o tempo você vai adaptando o uso para a sua rotina, mas o importante nesse primeiro passo é que esses calendários estejam prontos para funcionar na sua rotina específica como uma fonte confiável para você saber quais são os seus próximos eventos.
Transforme o seu calendário em um sistema confiável com eventos e informações importantes.
Depois de configurar o seu calendário de acordo com a sua rotina específica, o segundo passo é transformar esse calendário em um sistema confiável.
Se você ao acordar pegar o seu celular e abrir o aplicativo de calendário, você precisa ter a certeza de que ali estão registrados todos os compromissos importantes para aquele dia. Isso é um sistema confiável.
Para isso, deve ser muito fácil para você adicionar informações no seu calendário. Se for muito complicado abrir o aplicativo, inserir o evento e ajustar os lembretes, pode ser que com o tempo você comece a deixar buracos no calendário até que ele não seja mais confiável.
Uma maneira de resolver isso é configurando atalhos, usando os assistentes de voz ou aprendendo a usar linguagem natural na hora de inserir os eventos. No mundo da produtividade isso é conhecido como captura rápida, ou seja, o jeito mais fácil possível para adicionar uma informação em um sistema.
Alguns aplicativos de calendário possuem integração com outros sistemas. Você pode explorar essas possibilidades para tornar a captura ainda mais simples. Por exemplo, você pode enviar um email adicionando um compromisso, pode usar extensões no seu navegador, pode integrar o aplicativo de calendário ao aplicativo que você usa para fazer reuniões à distância.
Tudo o que deixe o seu sistema mais confiável e mais fácil de ser alimentado vale a pena ser explorado, nem que seja para você testar e depois descartar. Cada pequeno ganho de alguns segundos vale a pena, pois ao longo dos anos isso pode somar e resultar em um ganho considerável. Por exemplo, se você usa o Google Chrome, basta escrever cal.new na barra de endereços e já vai abrir uma página para você adicionar rapidamente o evento.
Mas além de simplesmente cadastrar o evento, você pode aproveitar o campo de descrição para colocar outras informações importantes sobre o evento.
Por exemplo, se você vai a um congresso, não anote simplesmente o dia, hora e nome do congresso. Aproveite e copie-e-cole lá na descrição mais detalhes sobre a programação do evento, o nome dos palestrantes, o local ou qualquer outra informação importante. Assim você não vai ter que ficar buscando no seu email ou em outros lugares para ter acesso a essas informações no dia em que o evento acontecer. Deixe tudo dentro do próprio calendário para facilitar sua vida.
Se você está em dúvida sobre o que deve ou não ir para o seu calendário, aqui vão algumas dicas. O primeiro e mais óbvio é que eventos com dia e hora certos para acontecer devem ir para o calendário. Isso inclui consultas médicas, reuniões de trabalho, compromissos assumidos e outros eventos do tipo.
Você também pode incluir no seu calendário tarefas que você quer fazer mas que nunca encontra tempo para fazer. Por exemplo, se você tem o sonho de ter seu próprio negócio ou uma fonte de renda extra, você sabe que existem muitos passos de preparação para que este sonho se torne realidade. Então será muito importante bloquear alguns períodos do seu dia só para se dedicar a esses sonhos.
Mesmo que essas coisas não tenham dia e hora certas para acontecer, a verdade é que elas nunca vão acontecer se você não dedicar tempo para elas.
Você realmente quer transformar seus sonhos em realidade? Então, definir um tempo no seu calendário pode ser o diferencial para que isso aconteça.
Você precisa emagrecer e não está conseguindo? Coloque no seu calendário o tempo para aprender mais sobre alimentação saudável e também para cozinhar de maneira diferente. O Emagrecimento Natugood é exatamente sobre isso.
Quer aprender algo novo e não tem tempo? Coloque no calendário um tempo para estudar aquilo de maneira eficiente, com prática deliberada. O Inteligência Arata Academy é exatamente isso.
Quer enriquecer financeiramente com bitcoin e criptomoedas? Você precisa aprender como é que isso funciona para ter uma estratégia segura. É isso o que fazemos no Mãos de Diamante, que é o treinamento mais novo da Arata Academy. Para tudo isso, você precisa separar tempo no seu calendário.
Se você quer fazer qualquer coisa e não encontra tempo para isso, você precisa gerenciar o seu tempo para fazer essas coisas. Se você coloca no seu calendário tempo para os outros e não deixa nenhum tempo para você mesmo, vai ter que se contentar com as migalhas do tempo que sobrar.
Automatize o seu calendário para receber a informação certa no momento certo.
O terceiro e último passo para dominar o seu calendário é usar as automatizações para receber as informações na hora em que você precisa delas.
Essa é a vantagem de usar calendários digitais. Se você tem uma consulta no psicólogo toda segunda-feira às dez horas, então só precisa cadastrar esse evento recorrente uma vez e toda semana o seu calendário vai te lembrar desse compromisso.
Você pode até receber um email ou ter um alerta diário no seu celular, no começo do dia, lembrando você de olhar o seu calendário. Esse alerta pode ser útil pelo menos até isso se tornar um hábito, uma parte do seu ritual matinal. É importante ter a clareza, logo no período da manhã, sobre quais são os eventos mais importantes daquele dia.
Mas ainda assim você precisa ser lembrado de alguns eventos quando eles estiverem perto de acontecer. Por isso, sempre que for cadastrar um evento importante, lembre de adicionar uma ou mais notificações para lembrar você desse evento antes que ele aconteça.
Por exemplo, se você vai a uma entrevista de emprego na terça-feira às quinze horas, pode querer ser lembrado no dia anterior para que possa se preparar, escolher a roupa, ver como chegar ao local da entrevista. E pode querer ser lembrado no dia da entrevista, tipo uma hora antes, para sair de casa na hora e chegar pontualmente.
Não existe uma regra única para o tempo de antecedência dessas notificações. Isso depende muito do tipo de evento, do local onde você mora, das suas necessidades pessoais. Só fique atento porque geralmente nós fazemos estimativas muito otimistas sobre o nosso próprio tempo. Por exemplo, nós achamos que conseguimos chegar a um ponto específico na cidade em vinte minutos, mas na prática acabamos levando meia hora ou até uma hora dependendo do trânsito.
Por isso, especialmente nos compromissos que envolvam outras pessoas, tente ser mais pessimista nas suas estimativas de tempo. Chegar no horário marcado é um sinal de respeito com o tempo das outras pessoas e passa a ótima impressão de que você é uma pessoa organizada e comprometida.
Mesmo que você chegue antes da hora, você pode aproveitar esse tempinho extra para se preparar para o compromisso ou para fazer outras tarefas mais simples no seu celular enquanto espera.
Considere também os eventos que você precisa se preparar com mais antecedência. Por exemplo, se você tem um aniversário para ir no sábado, pode querer receber uma notificação ainda na segunda-feira para comprar o presente pela internet e dar tempo de o presente chegar antes da festa.
Isso é usar as automatizações de forma inteligente e receber sempre a informação certa no momento certo em que você precisa dela.
Esses são os três passos que você precisa dar para usar uma das ferramentas de produtividade mais eficientes que existem: primeiro, configure o calendário de acordo com as suas necessidades específicas. Segundo, transforme o calendário em um sistema confiável com os eventos e informações importantes. E terceiro, use as notificações para receber sempre a informação certa no momento certo.
Se você der esses três passos, você vai passar a enxergar o calendário não como um instrumento de trabalho cheio de compromissos e tarefas, mas sim como um verdadeiro guia que te mostra de um jeito bem visual como está o seu balanço entre trabalho, estudo e lazer e também quanto tempo você está dedicando para aqueles velhos sonhos que nunca se transformam em realidade.
O calendário é uma peça importante para qualquer sistema de gerenciamento de tempo. Mas ainda assim, ele é apenas uma peça. Para um sistema completo de gerenciamento de tempo e produtividade, você precisa encaixar o calendário com outras peças essenciais. Você pode descobrir que peças são essas assistindo agora mesmo a uma aula especial do curso Produtividade Ninja só sobre gerenciamento de tempo. Basta você acessar o endereço https://arata.se/gerenciamentotempo