Produtividade Arata! Se você é uma pessoa interessada em aumentar a sua produtividade e não quer por enquanto fazer nada muito complicado, então você precisa de um truque simples que tenha resultado comprovado. O motivo é que os métodos de gerenciamento de tempo, as listas de tarefa, os sistemas de produtividade são muito complicados e provavelmente você vai PROCRASTINAR, pode ficar confuso ou com com preguiça de implementar.
E para que eu te explique hoje na série Produtividade Arata qual é o truque mais simples de aumento de produtividade que você pode usar imediatamente, primeiro eu preciso te explicar a Lei de Parkinson.
1. Lei de Parkinson: o trabalho se expande.
Anote esta dica no seu caderno. Essa é uma das ideias mais importantes que você provavelmente vai aprender neste ano. Pegou já caneta e papel? Então vamos anotar a Lei de Parkinson: “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.”
Entendeu? A tarefa costuma durar todo o tempo que ela tem para ser executada.
Se você tem quatro horas para concluir uma determinada tarefa, é bem provável que você demore quatro horas. Porém, se eu tivesse te contado que você tem na verdade quatro DIAS para realizar a mesma tarefa, ela magicamente seria concluída em QUATRO DIAS.
É lógico que para toda regra existem exceções. E o fato de elas serem exceções apenas confirma a regra. É muito raro você encontrar algum funcionário seu dizendo que terminou a tarefa antes do prazo. E tem ocasiões inclusive que o prazo encerrou e mesmo assim eles não terminam. Estas são as exceções.
Você pode ver muito a Lei de Parkinson no mundo burocrático e empresarial. Pense bem: se um funcionário tem o potencial de concluir uma atividade burocrática e chata em uma hora, mas o chefe disse que ele pode fazer em três horas. É bastante provável que esse funcionário utilize o prazo completo. Se ele for muito eficiente, ele vai receber outras tarefas pra concluir. O funcionário medíocre é aquele que faz o mínimo possível, que fica mais preocupado em se mostrar ocupado do que em aumentar a eficácia do trabalho. Por isso nosso vídeo anterior foi sobre como trabalhar menos e fazer mais.
Ainda bem que o seu caso é diferente e você acompanha o trabalho da Arata Academy justamente pelo nosso lema “Você melhorando sempre” – por isso, agora que entendemos a regra geral da Lei de Parkinson, vamos verificar como a usar a nosso favor.
2. É fundamental ter prazos para ser produtivo.
Muitas pessoas reconhecem que só conseguem ser produtivas sob pressão. E mesmo as que não admitem isso também vão mostrar mais resultados quando houver uma pressão maior através de prazos.
Por isso, precisamos primeiro adquirir conscientização. Temos que entender que temos dificuldade em manter a produtividade máxima se não existe prazo. Haverá naturalmente a tentação em se distrair, em deixar a preguiça tomar conta, em primeiro darmos atenção às urgências das outras pessoas, a permitirmos a interrupção mudar o nosso rumo. Você que já fez o nosso curso rápido FOCO já viu quais são os inimigos do FOCO.
Fazendo a pausa comercial, se você ainda não fez o curso FOCO, pare tudo imediatamente, visite o link aqui e faça sua matrícula agora que vai valer a pena. É um curso rápido que você conclui em um único dia e já vai ajudar na sua concentração.
3. Defina padrões claros.
Pela Lei de Parkinson, quanto mais tempo nós temos disponível para fazer algo, mais tempo vamos levar para fazer aquilo.
Portanto qual é a conclusão lógica pra ter mais produtividade? Responda esta pergunta no seu caderno. Faça a pausa agora e responda pois você prestou atenção no vídeo você já tem condições de adivinhar qual é o truque simples para aumentar a produtividade.
Acertou se você respondeu que o truque é definir prazos menores para você realizar as suas tarefas. Simples assim.
Aliás, eu serei ainda mais radical e vou te propor o seguinte: hoje você somente terá DEZ MINUTOS para realizar as suas tarefas. Deixe eu explicar melhor.
Pensa na atividade complicada que você tem na sua lista de afazeres e você está enrolando faz tempo pra começar. Escolhe ela e dedique dez minutos para realizar os primeiros passos. E você tem que definir previamente qual será o escopo da tarefa que você vai concluir nestes dez minutos.
Ligue o cronômetro do seu smartphone ou do seu computador. Coloque um alarme em contagem regressiva. Você vai perceber o seu prazo de dez minutos esgotando e isso vai te dar o empurrão emocional de que você precisa se mexer.
Assim que o alarme tocar, você vai parar a atividade e vai fazer uma pausa. Levante, tome uma água, abra a janela, fique um tempo de bobeira, descansando a cabeça. Nada de entrar no Facebook! É para descansar mesmo.
Dê parabéns para você mesmo pelo progresso atingido: você finalmente começou aquela tarefa que estava enrolando. Este é o truque mais simples que você pode usar para aumentar sua produtividade. FUNCIONA! Quando você reduz o prazo que você tem adiante, você vai concluir mais tarefas. Por isso que dizem que “se você quer que algo seja feito, peça para alguém ocupado”: pois elas serão as pessoas que vão imediatamente perceber a pressão de entregar em pouco tempo disponível.
E depois? Assim que você descansar rapidamente, você já liga novamente o seu alarme para fazer isso por mais dez minutos. Você vai perceber que agora já aqueceu na atividade e será mais produtivo do que no primeiro round de dez minutos. Esta é a essência de um método chamado Pomodoro Technique que já explicamos no vídeo em o link aqui.
Você também vai perceber outra coisa interessante: quanto mais você avançar, mais você vai notar uma certa frustração quando o seu alarme tocar. Você vai pensar “puxa, já? Mas eu queria continuar fazendo mais!” – ou seja, você finalmente conseguiu com esta técnica ser mais produtivo e, como bônus, também mais motivado! Veja a técnica Pomodoro que inspirou este vídeo aqui neste link.