¡Productividad Arata! Que puedes hacer cuando tu personal coloca solicitudes a las cuales simplemente no puedes decirle “si” en el momento?
Habrán momentos en los que recibirás solicitudes de ellos para ausentarse un periodo de tiempo o tomar sabáticos, cambiar los términos de contrato para que puedan trabajar a medio tiempo, moverse a otro departamento, obtener soporte financiero para una MBA o trabajar desde casa, o cualquier otra solicitud que pueda ser razonable y que incluso contiene buenas ideas. Sí, porque además de hacer solicitudes, quizás tu personal pueda hacer sugerencias creativas también, pero aun así no puedes aceptarlas. Normalmente tomas gran satisfacción al darles el apoyo completo, pero hay contextos en los que no puedes decir “si” sin ser irresponsable.
Sabes, puede que quieras ser el mejor jefe del mundo. Ser un colega comprensible y respetuoso, aun así la compañía necesita de vez en cuando que digas “no” a tus empleados. Este vídeo ayudará a aquellos que quieran aprender a decir “no” a sus empleados en el trabajo.
1. Respeta a tu personal como adultos
Primero que nada, debes apreciar la dimensión de las relaciones humanas en tu sitio de trabajo. Sí has tenido acceso al curso de comunicación de Arata Academy, el cual es “Como Decir No”, habrás notado que una de las principales necesidades humanas es el reconocimiento, es la necesidad de sentir que somos importantes, que merecemos atención y dignidad. En caso de que aún no conozcas el curso “Como Decir No” por favor visita este enlace.
Sí eres un gerente, un director o el presidente de una compañía, en algunos momentos puede que sientas un enganche psicológico que te esté llevando al rol de los padres que quieren criar a sus hijos lo mejor posible. Y la buena crianza de los niños requiere establecer límites saludables. Decir “si” todo el tiempo no es la mejor cosa, ya que puede malcriar a los niños, cierto?
Ya que valoras el progreso e incluso la supervivencia de la compañía o departamento, habrá momentos en los que necesitarás declinar las solicitudes de tus empleados. Pero no puedes comportarte como si estuvieses lidiando con niños pequeños que no entienden las cosas y necesitan obtener un “no” de un adulto. Tu personal está compuesto de adultos y sin importar su nivel jerárquico en la compañía ellos merecen ser tratados con igualdad y dignidad.
Este primer consejo parece obvio para muchas personas, pero estarías impresionado cuando estas con un grupo de profesionales más antiguos que están en posición de gerente y que se quejan porque sus empleados no tienen idea, toman libertades y piden cosas absurdas como si fuesen niños. Esta forma mental de ver las relaciones con tu personal te distanciara del nivel de respeto que se requiere para dar un “no” efectivo. Y cuando decimos un “no efectivo”, quiere decir un “no” que será entendido y respetado por el empleado. Sí le dices “no” a tus empleados de la misma forma en la que le dices “no” a un niño, solo causaras enojo, los empleados se molestaran y sentirán resentimiento, y estarán buscando un trabajo con mejores oportunidades cuanto antes.
2. Entender la solicitud, la motivación y el contexto
El problema es que tu empleado probablemente lo pensó muchas veces antes de acercarse a ti para hacer su solicitud.
Es más, sí tienes a buenas personas en tu equipo, es probable que ellos estuviesen alimentando su cuenta emocional antes de pedir algo. En otras palabras, trabajaron fuerte en los meses recientes y dieron lo mejor en tiempos de crisis, cuando los necesitabas. Así que es probable que en lo que a ellos respecta su solicitud es bastante razonable y sienten que merecen recibir un “si” de tu parte. Y cuando dices “no”, puede ser una gran desilusión.
Por lo tanto, nunca debes asumir que has entendido la solicitud, la motivación detrás de ella y su contexto.
Tu primer impulso será decir que has entendido la solicitud, has evaluado la posibilidad y no puedes decir “si” o “no” de inmediato. Guarda ese impulso, respira profundo y recuerda este vídeo. Antes de decir “si” o “no” muestra un poco de curiosidad y pregunta por más información. Y luego dejaras que el reconocimiento a nivel emocional ocurra, y el empleado vera que lo estas tratando con respeto. Aprenderás información valiosa en ese momento.
Por lo tanto un consejo adicional es decirles que no puedes darles una respuesta al momento y que necesitas que realicen la solicitud brevemente por escrito, con la motivación y el contexto. Esto les permitirá a ustedes dos evaluar el asunto con calma, y a desviar los problemas de la mala comunicación. La solicitud por escrito también será más objetiva y profesional.
Además, la comunicación escrita te permitirá llevar la solicitud a otros departamentos, tales como finanzas o departamentos legales, antes de que lo autorices o rechaces.
3. Aprende a decirle “no” a sugerencias e ideas
Imagina una situación en la que tu personal está muy emocionado con respecto a cierta idea que te han presentado, pero no puedes aceptarla porque no es consistente con los planes generales de la compañía.
Antes de que disuelvas la idea, debes darte cuenta de algo muy importante. Tienes empleados comprometidos. Estas son personas que están pensando de forma activa en formas de mejorar el trabajo.
Ya que ellos no tienen la misma experiencia y toda la información a fondo de las distintas cosas que están ocurriendo en la compañía como tú, su sugerencia puede no ser conveniente, pero su actitud es valiosa. Por lo tanto, no quieres rechazarlo el decir “no” sin explicar el por qué. Esto reducirá el nivel de compromiso de las personas y poco a poco terminaras con un personal que no le interesa nada y solo hará lo mínimo.
Es por eso que es importante que siempre reconozcas lo que te están dando. Explícales tu decisión y habla un poco más acerca de la razón de por qué estas rechazando su sugerencia. De esa forma, estarás apreciando su opinión y no te verás como un tipo de persona cerrada. Agradéceles por la sugerencia. Mantén las puertas abiertas, explicando que el hecho de que estén trayendo sugerencias e ideas es muy valioso y que pueden venir a ti cada vez que tengan preguntas o ideas.
4. Establece reglas claras y consistentes
Puedes evitar problemas simplemente estableciendo políticas claras para la toma de decisiones. Sí tus empleados entienden las reglas, todo será más fácil.
Lo que no quieres es salir con nuevas reglas y excepciones todo el tiempo. Eso puede dar la impresión de que las decisiones en tu compañía dependen de tu estado de ánimo o el personal siendo capaz de ganarse tu amistad, y esto llevará a actitudes poco profesionales y a favoritismos.
Se claro y respetuoso en tu comunicación. Tu decisión debe ser basada en lo que es mejor para la compañía. Explica las razones de por qué estás rechazando la solicitud de una forma clara y transparente. Muéstrales como los intereses de la compañía son afectados por tu toma de decisiones.
Además de la claridad, necesitas ser firme. No inventes excusas. Sí utilizas muchas palabras de alivio en tu comunicación, diciendo que “lo sientes”, que “te encantaría decir si, pero es difícil”, se verá como una clase de invitación de tu personal a seguir insistiendo. Puede que estés enviando señales confusas y pensarán que si preguntan de una forma diferente hay la posibilidad de que digas “si”.
Finaliza la conversación en un tono positivo. Usa tu creatividad junto con la del empleado para pensar en formas en las que ambos pueden alcanzar una respuesta positiva.
Siempre recuerda reconocerlos. No hagas que tu personal se sienta avergonzado. Explícales que las sugerencias y solicitudes son importantes para el compromiso y la buena comunicación. Mantén la puerta abierta para ellos para que continúen haciendo nuevas solicitudes y sugerencias. Explica la razón detrás de tu “no” y diles qué condiciones deberían cambiar, y que evaluaras el asunto en caso de que haya una posibilidad real de decir que “si”.Cada vez que tengas problemas al comunicarte claramente, puedes ver los vídeos del curso “Como Decir No” tantas veces como lo necesites – es un curso breve que puedes empezar y terminar hoy y posee muchos ejercicios para ayudarte a cambiar tus formas de comunicación tanto en un entorno personal como profesional.