¡Hola! Seiiti Arata. Cuantas más cosas tienes que hacer, menos ganas tienes de hacerlas.
Cuando estamos sobrecargados, agobiados, muchas veces nos paralizamos y no conseguimos hacer nada bien. Tenemos una larga lista de tareas y responsabilidades, pero son tantas cosas que acabamos huyendo y nos ponemos a ver una serie, a mirar las redes sociales o a hacer cualquier cosa que no esté en la lista de tareas.
Esta es la paradoja de la procrastinación. Si tenemos una lista enorme de cosas que hacer, deberíamos estar ocupados haciendo esa lista de tareas. Pero el sentimiento de no poder hacerlo todo nos agobia y, al final, no hacemos nada.
Pero, ¿qué pasa cuando no actuamos? La falta de acción hace que la lista de tareas crezca aún más. Esto inicia una espiral negativa. La sensación de agobio aumenta, lo que lleva a más procrastinación. De repente, cuando nos queremos dar cuenta, tenemos una lista de tareas atrasadas, responsabilidades que no hemos atendido, y un enorme sentimiento de culpa. Levanta la mano si te ha pasado.
Si no tenemos cuidado, ese círculo vicioso puede acabar trayéndonos serios problemas en casa, en el trabajo e incluso repercutir en nuestra salud mental. Vamos a ver qué puedes hacer para no volver a sentirte tan agobiado.
Cuantas más tareas tienes que hacer, más difícil es acabar con tu lista de tareas.
Fíjate en que la vida de cada persona se puede ver como una enorme lista de cosas que hacer: dormir bien, desayunar sano, llevar a los niños al colegio, hacer ejercicio, ir al trabajo, tener un buen rendimiento profesional, comer, leer las noticias, actualizar las redes sociales, participar en reuniones, pillar atascos, ordenar la casa, lavar la ropa, meditar, leer libros, pasar tiempo con la familia, salir con amigos, pagar las facturas…
A veces nuestra lista de tareas es tan grande que llega a intimidarnos. Te cansas tan solo de mirarla y acabas dejando de lado todo lo posible, procrastinando al máximo. Cuando haces esto, crees que estás escapando y recibiendo un poco de confort y bienestar, pero en el fondo tienes ese sentimiento de culpa por no hacer lo que tienes que hacer.
En algunas personas, este sentimiento se manifiesta en forma de ansiedad, insomnio o burnout. Es como si tu mente estuviese siempre operando en segundo plano, intentando procesar cómo vas a hacer todo lo que tienes que hacer. En ese proceso, empiezas a pensar en todo lo malo que puede pasar si no acabas tu lista.
Todo tipo de miedo irracional empieza a aparecer en este momento de fragilidad. ¿Me van a despedir? ¿Se va a acabar mi relación? ¿Voy a ponerme enfermo?
Tu mente se centra en varias cosas, menos en empezar y hacer lo que tienes que hacer. Esto incluye ponerse a leer libros de productividad, ver vídeos sobre productividad (hmmmm), leer comentarios en vídeos sobre productividad (hmmmm…) o buscar aplicaciones que prometen organizar tu lista de tareas. Cualquier cosa que no sea realmente hacer las tareas es una excusa.
La mejor forma de no sentir agobio es unir simplicidad y acción.
La vida misma ya nos trae una serie de responsabilidades, quieras o no. Necesitas tener una fuente de ingresos, cuidar de tu salud, pagar impuestos. Estas son tareas naturales que la naturaleza o la sociedad nos imponen. Y poco podemos hacer para huir de ellas.
Pero, para complicar un poco la situación, también nos creamos artificialmente una serie de tareas. Estas son las tareas necesarias para cumplir nuestros sueños, nuestros objetivos de vida pero que, en realidad, son creaciones nuestras.
Por ejemplo, alguien que se proponga la tarea de subir algo a las redes sociales todos los días para conseguir una determinada cantidad de seguidores, o alguien que NECESITA estar actualizado con las series del momento, o alguien que se imponga una dura rutina de ejercicio para tener un cuerpo súper tonificado.
Cuando unes las tareas naturales de la vida con estas tareas autoimpuestas, y le sumas obstáculos como las distracciones del móvil, el tráfico o la falta de autoconocimiento, el resultado es una lista de tareas prácticamente imposible de cumplir. Esta lista es tan imposible de completar que no la acabas, lo que lleva a la procrastinación, a la culpa, a la sensación de vivir agobiado.
La salida, por lo tanto, es simplificarla todo lo posible y actuar sobre lo que queda en la lista después de hacerla resumido.
Simplifica tu lista de tareas con automatización, delegación y eliminación.
De la misma forma que una lista enorme de tareas da miedo y te lleva a procrastinar, una lista de tareas sencilla y objetiva te hace entrar en acción. Por eso, simplificar la cantidad de cosas que tienes que hacer es esencial para no volver a sentirte agobiado.
Si observas tu lista de tareas detenidamente, verás que la mayoría de ellas no tienen por qué hacerse ahora mismo, o no tienes que hacerlas tú personalmente o ni siquiera tienes que hacerlas.
A veces puedes simplemente automatizarlas, usando websites, servicios y aplicaciones. Otras, puedes delegarlas a otras personas, ya sean miembros de tu equipo en el trabajo o miembros de tu familia en casa.
Las que sobran son las que sólo puedes hacer tú. Para esas tareas, tienes que preguntarte si realmente necesitas o quieres hacer esas tareas.
¿Por qué están en tu lista? ¿Hacer esas tareas es algo que quieres hacer tú, o alguien te ha metido la idea en la cabeza? ¿El placer de hacer esa tarea compensa el tiempo y la energía que tienes que dedicarle?
En este análisis de coste-beneficio, puedes acabar decidiendo que la forma más fácil de simplificar tu lista de tareas es sencillamente abandonando cosas que algún día entraron en tu lista, pero que ya no tienen sentido.
Para ser más productivo, tienes que hacer menos cosas. Ya hemos hablado sobre el mal que provoca la manía de grandeza y cómo a veces tenemos que renunciar a antiguos sueños que ya no tienen sentido. Por eso, no tengas miedo de abandonar tareas que algún día estuvieron en tu lista pero que no has hecho nunca.
Este es un trabajo que tienes que hacer de vez en cuando, porque van a seguir llegando tareas. Una vez que hagas esta primera revisión en tu lista, automatizando, delegando o eliminando todo lo posible, te llegarán tareas nuevas. Y deberás revisarlo todo de nuevo, para mantener una lista simple y objetiva.
Con una lista de tareas simplificada, céntrate sólo en dar el siguiente paso.
Incluso después de automatizar, delegar y eliminar elementos de tu lista, van a seguir sobrando tareas sin acabar que tienes que hacer. Estas son las tareas esenciales, que sólo puedes hacer tú. Por lo tanto, la única salida es remangarte y hacer lo que tienes que hacer.
El secreto es elegir unas cuantas tareas y centrarte en ellas de una en una, concentrando toda tu atención durante un período de tiempo establecido. Puedes usar el método Ivy Lee que vimos en el episodio 232 de la serie ¡Hola! Seiiti Arata para escoger tareas y la técnica de los bloques de tiempo del episodio 05 de la serie Aprendizaje Arata para realizar las tareas elegidas.
En resumen, eliges seis tareas de tu lista la noche anterior. Las seis tareas más importantes que tienes que hacer ese día, en orden de importancia. Normalmente tu tarea más importante es la que te resistes más a hacer, así que ponla arriba del todo.
Al día siguiente, céntrate en la primera tarea de la lista, olvídate de las demás y pon un temporizador con un intervalo de tiempo que veas adecuado. Hasta que suene la alarma, tu única preocupación es hacer la tarea que has elegido, olvidando lo demás.
Repite el ciclo mientras tengas tiempo o energía para hacer las tareas. Si llega el final del día y no has podido completar las seis tareas, mueve las que queden al día siguiente.
Parece una técnica simple, y realmente lo es. Pero con ella transformas tu lista en una relación simplificada de tan sólo seis tareas ordenadas por prioridad. Trabajando sólamente en esas seis tareas y centrándote en una sola cada vez, vas a evitar que las tareas se vuelvan a acumular, creando esa lista enorme que te agobia con mirarla.
Ahora viene lo bueno. Al igual que procrastinar las tareas de tu lista antigua te hacía sentir culpable y te hacía entrar en un círculo vicioso de acumular más y más tareas, la simplificación de la lista y la ejecución de unas pocas tareas al día te da la sensación de haber cumplido, y te hace entrar en un círculo virtuoso de productividad.
La paradoja de la procrastinación es que, cuantas más cosas tienes que hacer, menos ganas tienes de hacerlas.
Tienes que simplificar tu enorme lista de tareas si quieres centrarte en lo que tienes que hacer y liberarte de la sensación de agobio constante.
Una vez que tu lista esté simplificada, todo lo que tienes que hacer es centrarte en la próxima tarea de la lista. Si quieres saber cómo tener este tipo de enfoque rápidamente, te invito a conocer el curso ENFOQUE de Arata Academy a través del link https://arata.se/cursoenfoque