Cómo resolver cualquier problema con el método 5W2H

¡Hola! Seiiti Arata. La capacidad de resolver problemas es una de las habilidades más importantes que puedes desarrollar. En tu vida personal, resolver problemas de forma efectiva te hace conseguir tus objetivos, reducir el estrés y avanzar en tus proyectos. En la vida profesional, ser un profesional que resuelve problemas te va a abrir la puerta a salarios mayores y trabajos mejores.

El problema es que hay una gran barrera para los que quieren resolver problemas de forma efectiva. Y esa barrera es definir con claridad cuál es el problema, y así poder crear un plan para solucionar el problema de la mejor forma posible. 

Lo bueno es que ya existe un método comprobado desde la antigüedad que puede aumentar mucho tu capacidad de aclarar y resolver cualquier tipo de problema, ya sea en tu vida personal o en tu vida profesional. Este método se conoce como 5W2H.

5W2H es una metodología de siete preguntas para tener claro cuál es el problema y cuál es la solución.

Las siglas 5W2H hacen referencia a siete preguntas en inglés que tienes que hacerte para definir un problema y planear la solución. Cinco preguntas empiezan con la letra uve doble, y dos preguntas empiezan con la letra hache, por eso 5W2H.

Las siete preguntas en inglés son:

En español podríamos traducirlas por:

El origen de estas preguntas está en la antigüedad, en los estudios de ética y retórica. Aristóteles las llamaba “las siete circunstancias”. Con el paso del tiempo, las empresas fueron adoptando las siete preguntas como un herramienta de gestión que ayuda en la toma de decisiones para resolver problemas.

Parece un método simple. Y realmente lo es. Pero al mismo tiempo es un método muy poderoso para aportar claridad sobre los asuntos a los que te enfrentas en tu vida y en tu trabajo. Veamos entonces cómo aplicarlo en la práctica. 

Las respuestas a las siete preguntas 5W2H definen el problema y ya sugieren soluciones.

Piensa en cualquier problema al que te estés enfrentando actualmente. Puede ser una dificultad financiera, una cuestión en el trabajo o incluso un objetivo personal como quemar algunos kilos de grasa.

La primera pregunta que tienes que responder es What?, es decir, ¿qué tienes que hacer? ¿Cuál es exactamente el problema que hay que superar o el objetivo que hay que alcanzar? Escribe en un papel, en el móvil o en el ordenador la respuesta a tu “qué”.

Este es un punto muy importante del método: todas las respuestas tienen que estar escritas. La escritura tiene el poder de organizar y estructurar nuestras ideas de una forma que el pensamiento libre en la cabeza no tiene. Como el objetivo del método 5W2H es aportar claridad, las respuestas por escrito son esenciales.

Una vez que has definido tu qué, la segunda pregunta es Why?, por qué necesitas superar ese problema o alcanzar ese objetivo.

Muchas veces decimos que queremos hacer algo, pero ni siquiera sabemos por qué lo queremos hacer. Cuando el motivo para la acción es débil, tendemos a procrastinar hasta no poder más. Pero si tienes un porqué lo suficientemente fuerte, es muy difícil no entrar en acción.

La tercera pregunta es Where? ¿Dónde lo harás? Hay acciones que sólo se pueden llevar a cabo en un sitio específico, con acceso a un equipamiento, a alguna persona o a algún recurso que sea esencial para resolver el problema.

La cuarta pregunta es When? ¿Cuándo tienes que resolver ese asunto? Al establecer metas, uno de los aspectos más importantes es poner un plazo para cumplir dicha meta. Hay quien dice que las metas no son más que sueños con un plazo para que sucedan. Por eso, debes dejar bien claro el plazo que tienes para resolver el problema o alcanzar tu objetivo.

Sin embargo, ten cuidado con los plazos demasiado largos. Si tienes un gran problema que tienes que resolver en meses, divide ese gran problema en etapas más pequeñas para tener plazos más cortos, de algunas semanas. Los plazos cortos te mantienen involucrado y te dan la sensación de estar progresando al conseguir victorias, cumpliendo las etapas más pequeñas de un problema mayor.

La quinta pregunta es Who?, es decir, con quién o con quiénes harás las actividades. Puede que tengas un problema que tenga que ser resuelto por otra persona. En ese caso, tienes que delegar a alguien una tarea específica. Otras veces, sólo puedes resolver el problema en compañía de otras personas. En este caso, todos tenéis que trabajar en conjunto.

Y habrá algunos casos en los que tendrás que actuar tú solo. Lo ideal es evitar esta situación, intentando, por lo menos, tener a alguien en quien apoyarte. Puede ser alguien a quien le cuentes tus acciones y tu progreso, o alguien que te vaya a aconsejar, o incluso alguien que te guíe profesionalmente sobre cómo actuar.

Tu plan de acción sólo debe ser creado después de que las 5W hayan definido tu problema.

Puedes pensar en el método 5W2H como un proceso de dos partes. En la primera parte, al responder las 5W, has definido con claridad cuál es el problema a resolver u objetivo a conseguir.

Tan sólo después de saber lo que tendrás que hacer, porqué lo harás, cuándo y con quién, es cuando pasas a la segunda parte y responder a las dos preguntas con hache.

La primera pregunta hache es How?, es decir, cómo se va a resolver el problema. En  realidad, lo que estás haciendo es escribir un plan de acción, una secuencia de tareas que te lleven de la situación actual hasta la resolución del problema.

Por eso lo ideal es que respondas a la pregunta How? en formato de lista de tareas, siempre empezando con un verbo en infinitivo.

Si no sabes cómo resolver el problema, entonces la primera tarea de la lista debe ser investigar sobre cómo resolver el problema. Esto se puede hacer tanto consultando con profesionales que te guíen para resolver la cuestión, como buscando en internet, en libros o en otras fuentes cuál es la solución al problema. 

Una buena técnica que te puede ayudar a responder esta primera pregunta hache es ir de detrás hacia adelante. En esta técnica, visualizas cómo es estar con el problema resuelto y piensas cuál ha sido el paso inmediatamente anterior a la resolución final del problema. Después piensas en el paso anterior a ese, y el anterior a ese, hasta llegar a tu situación actual. 

Esa lista de tareas debe ser lo más completa posible, pero no tiene que ser perfecta. Es muy probable que cuando vayas haciendo las tareas, aparezcan nuevas tareas que no habías previsto. No pasa nada: solo tienes que anotar las nuevas tareas y seguir adelante con el plan.

Una vez que ya tengas la lista de tareas hecha, es momento de responder la última pregunta: How much? ¿Cuánto te va a costar ejecutar todo ese plan de acción hasta resolver el problema o hasta alcanzar el objetivo?

Esta estimación de coste puede hacerse observando la lista de tareas que has hecho y escribiendo los precios para cumplir cada una de las tareas. ¿Qué materiales necesitas comprar? ¿A qué profesionales vas a contratar? ¿Qué otros recursos necesitan dinero?

Saber cuánto va a costar todo es importante para tener claro si eres capaz de cumplir el plan. Si no tienes medios, vas a tener que abaratar el plan, conseguir más dinero y posponer el plan hasta que puedas permitirte pagarlo.

El método 5W2H derriba las barreras entre quien eres y quien te gustaría ser.

Los problemas a resolver y los objetivos a alcanzar funcionan como barreras entre quienes somos actualmente y quienes nos gustaría ser. Siempre intentamos superar barreras, pero casi nunca tenemos un método claro sobre cómo tirar abajo esas barreras de la forma más efectiva.

El método 5W2H es ese método. Es lo suficientemente sencillo para que lo pueda hacer cualquier persona, tan sólo requiere papel y boli. Y también es muy eficiente para poder usarlo tanto para cuestiones personales como para ayudar en la planificación de grandes empresas.

Si se usa junto a un plan de vida mayor, como el que enseñamos en el curso Planificando Tu Vida, por ejemplo, tendrás la combinación perfecta para solucionar tus problemas y cumplir tus metas y, al mismo tiempo, actuar en cuestiones prácticas del día a día mientras cumples tu destino siguiendo tus grandes valores personales. 

Vamos a hacer una prueba. Escoge un problema u objetivo y usa los comentarios para responder a las siete preguntas del método 5W2H que te ayudarán a resolver el problema o a alcanzar el objetivo.

¿Qué problema u objetivo tienes exactamente? ¿Por qué tienes que resolverlo? ¿Dónde vas a actuar? ¿Cuándo vas a acabar? ¿Con quién vas a actuar? ¿Cómo vas a resolver el problema? Y, ¿cuánto te va a costar?

Escribe las respuestas en los comentarios. El compromiso público puede ser un factor más para motivarte a actuar. Pero si prefieres más privacidad, escríbelo en una libreta de papel. Lo importante es entrar en acción para derribar la barrera entre quien eres hoy y la persona con ese problema resuelto que te gustaría ser.

5W2H es un método para definir problemas y encontrar soluciones. Está compuesto de siete preguntas simples y efectivas que nos ayudan a resolver problemas desde la antigüedad.

Por eso, siempre que tengas que resolver algo, sencillamente responde por escrito: qué, por qué, dónde, cuándo, con quién, cómo y cuánto cuesta. Las respuestas serán el delimitador de tu problema y el plan de acción para resolver ese asunto.
Para darle aún más significado al método, usa las preguntas junto a un plan de vida mayor. El plan que necesitas debe cubrir tus problemas y objetivos, y también tiene que dejar claro cuál es tu propósito de vida. Puedes aprender a crear un plan así en el curso Planificando Tu Vida, disponible ahora mismo en el link https://arata.se/planificandotuvida