¡Hola! Seiiti Arata. Si tienes que trabajar desde casa, pero no estás consiguiendo producir los resultados que te gustarían, voy a mostrarte un detalle de cómo funciona tu cerebro. Entendiendo ese detalle, vas a aprender cómo implementar una serie de técnicas específicas que van a hacer que produzcas más y hasta mejor que si estuvieras en la oficina.
El problema de la falta de productividad en el home office es que la mayoría de las personas no se planifica para trabajar en casa. Y fracasar en la planificación es lo mismo que planificar el fracaso. Muchos creen (erróneamente) que basta con sentarse, abrir el portátil y comenzar a trabajar como si estuvieses en la oficina.
La experiencia demuestra que esto no funciona. De la misma forma en que te preparas para el trabajo, de la misma en que tu oficina fue diseñado para facilitarte la ejecución de tu trabajo, tú también necesitas preparar tu casa y tu rutina para transformar tu experiencia de home office en algo productivo. Es exactamente esto lo que vas a aprender ahora.
Trabajar en casa es más productivo siempre que organices tu rutina y tu ambiente. Con rutinas, tu cerebro hace menos esfuerzo innecesario.
El mayor error de las personas que no consiguen ser productivas trabajando desde casa es no tener una transición entre el modo casa y el modo trabajo. Esto ocurre por la falta de rutina.
Cuando trabajamos en una oficina, estamos obligados a tener una rutina. Tenemos un horario para llegar y estar en la oficina. Esto exige que salgamos de casa en un determinado horario, que tengamos que arreglarnos para salir de casa, que tengamos que comer antes de salir. Observa cómo el simple hecho de tener una hora para llegar y salir… y tener un lugar específico donde ir, genera automáticamente una serie de exigencias que crean una rutina en nuestra vida.
Mucha gente dice que no le gustan las rutinas, pero lo que la ciencia dice es que nuestro cerebro adora las rutinas.
Para entender esto, necesitamos entender que en el fondo somos tan sólo animales buscando sobrevivir. Y para sobrevivir necesitamos básicamente comer y almacenar energía. Nuestro cerebro es con diferencia el órgano que más consume la energía de nuestro cuerpo. Por lo menos el veinte por ciento de nuestro oxígeno y de nuestra glucosa son consumidos por el cerebro.
¿Y qué podemos hacer para que el cerebro consuma menos energía? El secreto es crear rutinas. Esta afirmación puede ser comprobada examinando gráficos que miden la actividad cerebral. Si la persona que está siendo medida hace una actividad que no hizo nunca antes o que no está acostumbrada a hacer, la actividad cerebral es intensa y consume mucha energía. Si la persona realiza un hábito, una actividad que ya está acostumbrada a hacer, el consumo de energía es mucho menor.
¿Y qué tiene que ver eso con el home office? Cuando estamos trabajando en casa, tenemos más libertad de decisión. Eso puede parecer bueno, pero la falta de rutina va hacer que tu cerebro consuma más energía. Esto interrumpe tu productividad y puede cansarte antes de tiempo, dejándote sin la energía suficiente para trabajar en tu mejor rendimiento.
Probablemente no necesites ponerte la ropa de oficina para trabajar en casa. La rutina es lo que hace que tu cerebro entienda que es la hora de trabajar.
Cuando nos levantamos, nos duchamos, comemos y cogemos el transporte para llegar a la oficina en nuestro horario… Estamos ejecutando una rutina. Esta rutina es una especie de transición del modo casa al modo trabajo. Nuestro cerebro entiende que cuando ejecutamos aquella rutina, es hora de trabajar.
Pero cuando trabajamos desde casa, si no tenemos una rutina que marque esa transición, nuestro cerebro puede tener dificultad para entrar el modo trabajo.
Hay quien dice que necesitas ponerte ropa de trabajo para que tu cerebro entienda que es hora de trabajar. Eso no es verdad para todo el mundo. No existe nada mágico o especial en aquella ropa de oficina. Como máximo, la ropa te ayuda como anzuelo en la memoria para recordar que es necesario trabajar, pero esto es un beneficio muy pequeño comparado con la gran ventaja que tienes a través de la rutina.
Lo que necesitas es rutina, pero la rutina no tiene que ser igual para todos.
Si hay personas que se sienten mejor con la ropa de trabajo, también están aquellas que prefieren trabajar en pijama. Un consejo que voy a repetir varias veces hoy es el siguiente: esforzarse en seguir reglas impuestas sin fundamentos no tiene sentido.
En caso de que quieras probar a ponerte la ropa de oficina, haz el experimento varias veces alternando los días en que te pones la ropa de oficina y los días en que te pones la ropa de estar por casa. Al final del día, haz una autoevaluación con respecto a tu productividad e intenta descubrir si realmente te ha funcionado. Si usar la ropa de oficina no ha aumentado tu productividad, no la necesitas para el home office.
Lo que necesitas es simplemente tener una rutina. Algo que marque tu transición entre el modo casa y el modo trabajo. Una vez que tengas esto, los detalles de la rutina no son tan relevantes y deben ser adaptados al estilo de vida de cada persona.
El ambiente de trabajo es determinante para tu nivel de productividad. Organiza tu espacio y establece límites con quien tienes cerca.
Una recomendación bastante conocida es la de que debes preparar tu ambiente de trabajo para mejorar tu productividad. Inclusive, hablamos sobre esto en el episodio 17 de la serie Productividad Arata.
Lo ideal es que tengas un ambiente específico para trabajar en casa. Si es una habitación o un despacho donde puedas cerrar la puerta, mejor. Si esto no es posible, intenta por lo menos tener una mesa específica para sentarte y trabajar.
Esta mesa no necesita estar tan organizada y limpia como una sala de cirugía. Olvida las fotos que ves en las redes sociales y concéntrate en tu realidad. No necesitas sentirte culpable siempre que miras a tu mesa desorganizada. Si aquella mesa desorganizada te está funcionando bien, entonces no hay problema. El gran problema es si pierdes mucho tiempo buscando cosas por culpa de esa desorganización. Eso no es productivo.
Sin embargo, hay personas que trabajan mejor en el caos, con todo lo que necesitan encima de la mesa. También existe otro tipo de personas que producen mejor con el mínimo de objetos posible alrededor porque se sienten bien cuando están en un ambiente organizado y con pocas distracciones visuales. Por tanto, mi pregunta es ¿qué tipo de persona eres? Recuerda que en vez de querer seguir reglas impuestas sin fundamentación, debes crear el ambiente que mejor te funcione.
Existen dos categorías de recomendaciones. Una es la categoría relacionada con las preferencias personales. La otra categoría está relacionada con la formación de rutinas. Ponerte la ropa de oficina o mantener tu mesa minimalista son preferencias personales.
Ahora voy a darte un consejo para crear rutinas, por lo que es una importante recomendación a seguir, aunque en un primer momento te resistas y no quieras intentarlo. El consejo es el siguiente: evita estar trabajando en cualquier lugar. Si eres del tipo de personas que siempre está levantándose para intentar trabajar en lugares diferentes, de vez en cuando estás en el sofá, a veces en la mesa, a veces en la cama, será más difícil crear una rutina de trabajo. Esto puede entorpecer la transición del modo casa al modo trabajo.
Aparte de crear una rutina definiendo claramente un lugar físico específico para trabajar, también necesitas crear una rutina en tu dinámica de interacción con quién tienes cerca.
Si compartes la casa con otras personas, ten una conversación honesta con cada una de ellas, explicando que estás trabajando desde casa y necesitas total concentración mientras estés trabajando. No por estar en casa las otras personas pueden llamarte para hablar, pedirte que vayas a comprar algo o hacer cualquier otro tipo de actividad que normalmente no estarías haciendo si estuvieras trabajando en la oficina.
El ambiente virtual es tan importante como el ambiente físico. Organiza tus aplicaciones y notificaciones para ser más productivo.
Una técnica avanzada para aumentar tu productividad en el teletrabajo es crear un ambiente virtual de trabajo diferente a tu ambiente virtual de placer. Para esto, debes crear dos perfiles diferentes en tu ordenador: uno para el trabajo y otro para el placer.
Tu perfil de placer es libre. Ahí tienes tus redes sociales, tus músicas, juegos y todo lo que quieras. Pero en tu ambiente de trabajo, todo debe ser configurado para favorecer tu productividad.
Esto significa excluir atajos para tus redes sociales, bloquear páginas que absorben tu tiempo, instalar aplicaciones de gestión de tareas. La idea es que, cuando entres en este ambiente virtual de trabajo, no te topes con distracciones y, de esta manera, tengas menos decisiones que tomar sobre las cosas que hacer, y que todas las decisiones disponibles te conduzcan al trabajo, inevitablemente.
Si puedes, separa también tus aplicaciones de mensajes. Si abres una aplicación para hablar con tu jefe o tus compañeros, lo ideal es que no tengas la misma aplicación para los grupos de familia, amigos, bromas. Aunque no abras estos grupos, sólo de ver una notificación ya va a fragmentar tu atención, lo que puede quitarte el enfoque en el trabajo.
No dejes que el móvil dificulte tu productividad. Usa un móvil viejo para aislarte de todo lo que no forma parte de tu trabajo.
El mayor fragmentador de atención que existe es el móvil. Si tu trabajo no exige que atiendas llamadas, lo ideal es que dejes tu móvil en otro lugar de la casa, apagándolo o dejándolo en modo avión.
Instala todas las aplicaciones que necesites para trabajar desde tu ordenador y reduce al máximo tu contacto con el móvil durante el horario de trabajo. Si no es posible librarte de él completamente, configúralo de la mejor forma posible para eliminar las notificaciones innecesarias.
Pero quizá seas del tipo de personas que utiliza mucho su móvil para trabajar. En mi caso, por ejemplo, utilizo mi móvil para trabajar con edición de texto, planillas de cálculo, aplicaciones para comunicarme con mi equipo, aplicaciones de gestión de tareas, de compartir archivos, de gestión de finanzas, cronómetro de tiempo de trabajo, estadísticas de mis páginas web, calendario de obligaciones profesionales y otros…
Por ello, siempre utilizo mi móvil más moderno para tener todas mis aplicaciones de trabajo. Y utilizo el móvil más viejo para añadir amigos y familia en grupos de conversación que no requieran respuestas urgentes. Este móvil viejo pasa el día entero dentro de un cajón y solamente lo miro de vez en cuando por la noche después de haber terminado mi trabajo del día.
En épocas en las que estoy más concentrado, solamente miro mi móvil personal al final de la semana. De esta forma, es imposible que aparezca alguna notificación de cualquier otra cosa que no sea del trabajo mientras estoy trabajando.
Si en tu caso usas pocas aplicaciones para trabajar, puedes hacerlo al contrario: usa tu móvil más nuevo (aquel que saca las selfies más bonitas y tiene mayor almacenamiento) para tu vida personal. Y usa tu móvil viejo sólo para instalar las aplicaciones que usas para el trabajo.
El mayor desafío de trabajar en casa es mantener tu concentración en el trabajo y evitar las distracciones. Si tienes un aparato a mano con notificaciones de amigos, páginas de noticias, juegos, o mensajes que te llegan todo el tiempo, es mucho más difícil concentrarse.
Organiza tu horario como si estuvieses en la oficina. Ten clara la división de tu horario del día que es exclusivo para trabajar.
El hecho de trabajar desde casa no significa que no tengas un horario específico para trabajar. Algunas empresas exigen que el funcionario esté online en horarios específicos, pero existen casos en los que no es necesario.
De una forma u otra, para que puedas crear rutinas que vayan a ahorrar energía de tu esfuerzo mental, es muy importante que tengas un horario de trabajo y otro horario para descansar y cuidar de tus quehaceres de casa.
Determinar tus horarios evita los problemas. El primero es el problema de estar cuidando de la casa cuando deberías estar trabajando. El segundo es el problema de trabajar a cada instante, olvidándote de cuidar de los otros aspectos de tu vida.
Para liberar más tiempo para tu productividad, busca automatizar al máximo las tareas de rutina de casa. Usa al máximo posible los electrodomésticos como el lavavajillas, lavadora, o aspirador. Cocina tus comidas en bloque, preparando comida para varios días. Programa cuando vas a limpiar la casa.
Si tu trabajo te da la libertad de montar tus propios horarios, la mejor técnica es descubrir los horarios del día en que eres más productivo de acuerdo con tu cronotipo.
Adapta tu horario de trabajo a tus momentos de mayor productividad.
En el libro «Cuándo – La ciencia de encontrar el momento preciso”, Daniel Pink analizó una serie de investigaciones científicas que determinan que, en general, las personas tienen tres fases de energía durante el día: un Pico, que es el periodo en el que te sientes más productivo; una Bajada, que es el periodo en que te sientes cansado; y una Retomada, que es cuando retomas parte de tu energía.
Biológicamente hablando, la mayoría de las personas investigadas tienen el Pico de energía cerca del mediodía, la Bajada de energía durante la tarde después de la comida, y la Retomada de energía entre el fin de la tarde y el inicio de la noche.
Pero esto no significa que éste sea exactamente tu caso, porque existen otros cronotipos: el de las personas que tienen el Pico de energía por la noche y no funcionan bien por la mañana, y el de las personas que tienen el Pico de energía por la mañana muy temprano y no funcionan bien por la noche.
En caso de que tengas la posibilidad de hacer tus propios horarios, procura ajustar tus momentos de trabajo para que coincida con tu pico de energía. Si eres una persona más matinal, concentra tus esfuerzos en el trabajo más exigente por la mañana temprano. Si eres nocturno, deja ese trabajo para la noche. Pero si eres como la mayoría de las personas, probablemente tu pico de energía va a ser al final de la mañana. En los períodos de menor productividad, busca hacer tareas menos exigentes.
Usa bloques de tiempo para tener una inmersión total en la actividad.
Los bloques de tiempo son períodos que defines para concentrarte totalmente en una actividad. Por ejemplo, digamos que tienes que elaborar un informe. Define un bloque de tiempo de cincuenta minutos y, durante este periodo, comprométete a no realizar ninguna otra actividad que no sea escribir el informe. Cierra todas las aplicaciones que no sean necesarias para esta actividad o incluso apaga el móvil, cierra la puerta y tan sólo escribe el informe.
El uso de bloques de tiempo es una de las mejores herramientas de productividad, pues facilita que entres en estado de flow, esa fase de productividad en el que trabajas de forma tan concentrada que no notas cómo pasa el tiempo.
El bloque de tiempo más conocido es el de la Técnica de Pomodoro. En esta técnica, cada bloque debe tener veinticinco minutos y debes hacer pequeños descansos de cinco minutos entre esos bloques. Y, como ya dije anteriormente, no debes seguir reglas impuestas sin una fundamentación.
Si esta división te funciona, perfecto. Pero si crees que veinticinco minutos es poco tiempo para tu trabajo, nada te impide que definas bloques de trabajo mayores o menores. Tu bloque de descanso también puede ser mayor o menor y, lo más importante de todo es que, al final del día, estés satisfecho con lo que has realizado.
Rinde cuentas para ti y para tu empresa en forma de metas diarias.
Otro gran desafío del home office es la cuestión de accountability, de transparencia, de rendir cuentas a tu jefe, a tus clientes y a ti mismo. ¿Consigues realmente, al final del día, mirarte al espejo y estar satisfecho y orgulloso de ti mismo por lo que has realizado?
Puedes convertirte en una persona extremadamente productiva trabajando desde casa. Un estudio hecho por la Universidad de Stanford demostró que las personas que trabajan desde casa son hasta un 13% más productivas que las que trabajan en la oficina.
Cuando estás en la oficina, con otras personas viendo lo que estás haciendo, difícilmente te sientes cómodo para ver en el ordenador otras cosas que no estén relacionados con el trabajo. Pero cuando estás en casa, sin nadie viendo lo que haces, es mucho más tentador distraerte haciendo cosas que no tienen nada que ver con el trabajo.
Una forma de evitar este desperdicio de tiempo y energía es crear metas diarias y rendir cuentas a esas metas. Si tu trabajo ya exige metas, perfecto. Intenta organizar estas metas (que generalmente son mensuales o semanales) en metas diarias y vete anotando lo que consigues cumplir.
Si tu trabajo no exige metas formalmente, créate metas para ti mismo, priorizando las metas de rendimiento en vez de las metas de resultado. Las metas de rendimiento son aquellas sobre las que tú tienes el control: la cantidad de horas que vas a trabajar por día, la cantidad de páginas que vas a escribir, la cantidad de llamadas que vas a hacer.
Actuando de esta forma, puedes conciliar el sueño de trabajar en casa con una alta productividad que va a dejar satisfechos no sólo a tus jefes o clientes, sino a ti feliz con la cantidad y calidad del trabajo que has producido. ¡Enhorabuena!
Ya sea por voluntad propia o por una condición impuesta por la realidad, el home office se ha vuelto obligatorio para mucha gente. Debes aceptar esta realidad y aprovechar las ventajas de trabajar en casa.
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