¡Productividad Arata! En el capítulo anterior aprendiste la esencia de la metodología Organízate con eficacia de David Allen. Y hay personas que dicen que no consiguieron la productividad personal que querían, pero la razón es que cometen un error muy simple que pudo haber sido evitado. Es necesario aplicar Contextos a la metodología de Organízate con eficacia.
1. Aprende el valor de un contexto.
Imagina que estás en el trabajo y tu teléfono suena. Es tu hijo, interrumpes todo lo que estás haciendo para tomar la llamada y él te pregunta con una dulce voz si le puedes comprar helado cuando vayan a la playa el próximo fin de semana.
Por supuesto que le comprarás el helado, pero hoy es martes y estás en la oficina; el contexto es diferente.
¿Crees que el ejemplo es tonto?
Cambiemos lo papeles, imagínate que estás en la playa con tu familia durante el fin de semana… y decides abrir tu correo electrónico o smartphone para ver si ya llegó ese reporte del trabajo.
Eso es lo que muchas personas hacen: invaden el contexto familiar con problemas relacionados con el trabajo, aún cuando no sean completamente capaces de hacer el trabajo.
2. Los contextos son valiosos para aquellas personas que siguen la metodología de Organízate con eficacia
Es importante que sigas el orden de capítulos de la serie de Productividad Arata. En el episodio 11 destacamos el valor de usar listas de pendientes para tener una vida organizada, en el episodio 12 presentamos la esencia del método Organízate con eficacia de David Allen.
El problema de la productividad personal es que dado que las personas almacenan mucha información en sus cabezas entran en un estado de ansiedad y no saben qué hacer.
Peor: debido a que no tienen listas de tareas no cuentan con la ayuda de recordatorios y referencias organizadas. Una vida sin listas organizadas de responsabilidades es muy agotadora.
¿Recuerdas el mensaje del vídeo 09 de Productividad Arata?
La tarea más agotadora de todas es la que está en nuestra cabeza pero no podemos realizar.
Esto gasta nuestro potencial y vitalidad. Y entonces, nos volvemos reactivos, dejando que sólo las urgencias de los demás invadan nuestra vida. No perseguimos nuestras propias prioridades.
Y sólo conseguiremos esa organización cuando tomemos en cuenta el contexto. Siempre piensa en el estado mental o lugar físico en el que quieres desempeñar una tarea.
Otro error es mantener una sola lista de pendientes con tareas tipo: “Comprar bombilla”, “cambiar la bombilla”, “reunión con el departamento de finanzas”, “Correr 30 minutos”. No tiene sentido, cada una de estas tareas será desempeñada en un contexto diferente: Compro la bombilla en el supermercado, cambio la bombilla en casa, tengo mi reunión en la oficina y corro en el parque.
Si miro las actividades sin un contexto, estoy siendo ineficiente y me confundiré.
3.Mantén todo organizado y actualizado
En el vídeo anterior también mencionamos rápidamente la importancia de la fase de REVISIÓN. Que podría ser hecha semanalmente, por ejemplo al final del viernes, dejándolo todo en orden, para poder descansar con una mente clara el fin de semana y tener todo preparado para el lunes.
Durante la revisión, procesaremos nuestra bandeja de entrada que vimos en el vídeo anterior y además siempre reajustaremos nuestro plan conforme avancemos. ¿Nuestras prioridades siempre son las mismas? ¿Hay tareas que pueden ser completamente abandonadas o al menos transferidas a la lista de Algún día/Quizás? ¿Todos los elementos en el calendario son correctos? ¿Necesito revisar o confirmar algo con alguien? ¿Es realista la forma en la que describí mis proyectos? ¿Las acciones siguientes tienen sentido? ¿Tengo todos lo recursos necesarios? ¿Necesito involucrar a más personas?
Esta es la fase de revisión que tiene que ser parte de nuestra rutina para que la metodología Organízate con eficacia funcione bien. Si el sistema no siempre está actualizado, no podemos confiar en nuestra propia lista y después sufrimos de ansiedad. Pero si el sistema está siendo constantemente revisado, podemos descansar seguros de que confiamos en nuestras propias listas.
Para simplificar, la propuesta de David Allen con la metodología Organízate con eficacia es sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema de diferentes listas y contextos. Organízate con eficacia, es una de las muchas referencias que usamos para la creación del curso Productividad Ninja. Si por un lado Organízate con eficacia puede volverse complicado para algunas personas, también hay otras formas de aplicar lo mismos principios de forma minimalista y simple.
Lo más importante es que encuentres lo que funcione para TI, individualmente, para naturalmente volverte organizado sin dejar que las cosas se acumulen.
Preparé algunos materiales avanzados para que puedas mantener tu sistema siempre actualizado con revisiones y contextos. La ventaja de esto es que el sistema que usaras será parte de tu rutina, así que puedes confiar en su información.Para conocer las diferentes formas de lograr ese nivel de organización, que va más allá de Organízate con eficacia, quiero invitarte a conocer nuestro curso de productividad avanzado: Productividad Ninja, un curso con una historia de éxito de más de cinco años y clientes muy satisfechos. Arata Academy siempre lleva a cabo un intenso labor de investigación, reviso las mejores fuentes, las mejores referencias y mi trabajo consiste en entregarte todo con un estilo claro y de forma práctica que respete tu individualidad. Así que para que inicies el curso de Productividad Ninja ahora, puedes visitar este enlace.