Para ti que te sientes desorganizado, sobrecargado o no sabes por dónde empezar a hacer todas las cosas que necesitas hacer, tengo novedades. Imagínate un sistema de productividad personal que va a librarte de ese estrés. Este sistema que voy a enseñarte hoy, va a ayudarte a escoger automáticamente la próxima tarea que debes hacer. De esta forma vas a establecer prioridades y vas a alcanzar grandes resultados.
¿Qué te parece? Esta es la promesa del método Getting Things Done, o GTD, creada por David Allen y publicado en España como Organízate con eficacia.
El GTD puede entenderse como un diagrama. Al principio, colocas todas las tareas que tienes en tu vida. Esas demandas van a pasar por una serie de etapas para que decidas qué tarea será la siguiente. Vas a seguir el diagrama de flujos para saber cuál es la siguiente tarea, de acuerdo con un orden lógico que se adapta a cada situación de tu vida.
Este sistema ya ha sido utilizado por millones de personas alrededor del mundo. Aunque fue creado hace casi veinte años, el GTD continúa siendo el método de productividad personal favorito de mucha gente. Y el motivo es fácil: el sistema realmente funciona.
En el resumen Arata Academy de hoy, vamos a ver con detalle cómo puedes aplicar el GTD en tu vida. Vamos a entender cómo crear tus actividades, cómo establecer prioridades en tus proyectos y cómo aplicar marcadores para saber siempre qué tarea hacer.
Vas a terminar este resumen preparado para llevar tu productividad personal a otro nivel. Vamos a empezar entendiendo el principio básico de GTD.
Todas las tareas de tu vida deben estar en un sistema único y fiable. Cuantas menos tareas tengas en tu cabeza, mejor.
El principio básico de GTD es quitar las tareas de tu cabeza y colocarlas en un sistema único y fiable. Nuestra energía mental se ve absorbida por las tareas incompletas. Cuando tenemos muchas tareas sin terminar en nuestra vida, tenemos mayor dificultad para mantener nuestra atención fija en una única actividad, ya que recordamos constantemente que existen otras cosas que están compitiendo por nuestra atención. También ocurre lo opuesto. Cuando una tarea es concluida, esa tarea sale de nuestra cabeza y para de absorber nuestra energía.
Nuestra mente es una excelente herramienta para imaginar, conectar ideas y crear soluciones. Pero es una pésima herramienta de almacenamiento.
Cuando usamos nuestra mente para recordar todo lo que tenemos que hacer, le causamos una sobrecarga. De esta forma, ni conseguimos acordarnos de todo, ni dejamos espacio libre para que la mente cree ideas e imagine soluciones.
La solución para esto es colocar todas nuestras tareas por escrito en un lugar. Para ganar eficacia, vas a tener en un único lugar todas las tareas que tienes que hacer en tu vida, organizadas por proyecto, por contexto y por prioridad.
Imagina cómo serían tus días con un sistema así. Empiezas tu día abriendo el sistema. Ese sistema te dice automáticamente todo lo que tienes que hacer durante el día. Y lo que es mejor: te muestra las tareas en el orden correcto y con todos los detalles que necesitas para empezar a actuar con una alta productividad.
Esto puede hacerse realidad si incorporas a tu flujo de trabajo las cinco etapas del GTD: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Ahora vamos a ver con detalle estas cinco etapas.
Primera etapa: recopila todas tus tareas en bandejas de entrada según aparecen en tu vida. De esta forma, no corres el riesgo de olvidarte de nada.
La primera etapa para tener un sistema fiable es recopilar absolutamente todas tus demandas en bandejas de entrada. Las bandejas de entradas son lugares físicos o virtuales donde vas recopilando las tareas que aparecen en tu día a día. Puede ser una bandeja de correo electrónico, una bandeja física para recopilar tu correspondencia o una lista en un administrador de tareas.
En el GTD, esas bandejas de entrada son el lugar donde las tareas de tu vida empiezan a pasar por tu nueva corriente de productividad.
Puedes tener tantas bandejas de entrada como creas necesario, pero lo ideal es tener lo mínimo posible para conseguir atender todas las demandas. Un buen número es tener 03 (tres) bandejas de entrada: una única bandeja de entrada virtual, 01 (una) bandeja de entrada física en tu casa y 01 (una) bandeja de entrada física en tu oficina.
El primer paso es escoger una aplicación de gestión de tareas. La idea es que sea una aplicación que pueda ser instalada en tu móvil y en tu ordenador, y que sincronice tus tareas entre estos dispositivos.
Existen cientos de aplicaciones de este tipo. Escoge uno en el que tengas la posibilidad de crear múltiples listas, que permita añadir fechas y tareas repetitivas, y que te deje colocar tags o etiquetas en las tareas.
Esta aplicación de gestión de tareas va a ser tu bandeja de entrada virtual. Siempre que surja alguna tarea en tu vida, debes anotar esta tarea en la bandeja de entrada de tu administrador de tareas, de forma simple y rápida. El motivo de colocar la tarea en una bandeja de entrada es que te deja la cabeza más tranquila. No necesitas ocupar espacio mental preocupándote por recordar ese asunto.
Por ejemplo, abres la nevera y ves que falta leche. Coge tu móvil y anota o dile a tu asistente virtual que anote en tu administrador de tareas: «comprar leche». Otro ejemplo: recibes un email de alguien pidiéndote que hagas algo. Anota esta demanda o simplemente encamina el email a tu administrador de tareas.
Las bandejas de entrada físicas deben estar en lugares predefinidos para que coloques los objetos que te llegan y que necesitan de alguna acción. Normalmente, estas bandejas de entrada físicas son bandejas donde colocas correspondencia, facturas recibidas, documentos y otros objetos físicos.
Si puedes hacer una foto con tu móvil y transformar estos objetos físicos en anotaciones virtuales en tu administrador de tareas, mejor todavía.
Lo importante no es la forma específica en la que recopilas, sino la actitud de recopilar siempre lo que aparece en tu vida en bandejas de entrada. No guardes cosas en la cabeza. No intentes acordarte de todo, llenando tu mente de cosas. Un administrador de tareas es capaz de almacenar todo esto de una forma mucho más eficiente que tu cabeza.
La primera vez que vayas a llevar a cabo el GTD en tu vida, vas a tener que hacer una recopilación general. Tienes que pensar en todas las áreas de tu vida y empezar a notar en la bandeja de entrada todas las tareas que tienes que hacer. Después de esta recopilación inicial, el acto de recopilar debe convertirse en un hábito en tu vida. Siempre que aparezca algo nuevo que demande tu acción, anótalo en la bandeja de entrada.
El segundo paso va a ser procesar el significado de cada elemento que has recopilado, para definir lo que es necesario hacer con él.
Segunda etapa: procesa tu bandeja de entrada elemento por elemento, sin dejar nada atrás. Separa lo que requiere una acción de lo que no.
Después de recopilar tus tareas, la segunda etapa es procesar cada elemento que has recopilado para entender lo que vas a hacer con él. Para procesar un elemento, debes hacerte tres preguntas: «¿Qué es? ¿Requiere una acción? Si la requiere, ¿cuál es la próxima acción?».
Primera pregunta, «¿Qué es?», sirve sólo como reconocimiento. A veces colocamos un elemento en la bandeja de entrada porque creemos que es importante, pero cuando vamos a procesarlo, vemos que no lo es.
Por eso, la pregunta esencial es: «¿Este elemento requiere una acción?». Si la respuesta es no, hay tres cosas que puedes hacer: descartarlo, incubarlo o guardarlo como referencia.
Si el elemento no requiere una acción y no hay nada que hacer con él, simplemente quítalo de tu administrador de tareas. Por ejemplo, imagina que escribiste «Ayer el precio del oro cayó un diez por ciento». ¿Y qué? ¿Vas a invertir en oro? ¿Esta información tiene algún aspecto práctico que merece una acción específica de tu parte? La verdad, ni siquiera deberías haber escrito algo que no requiere una acción. Con la práctica, vas a aprender a diferenciar qué información no requiere ninguna acción.
Si no hay ninguna acción necesaria en este momento, mueve este elemento a una lista llamada «Algún día/Quizá». Esta lista va a archivar tus ideas incubadas, que en el futuro pueden transformarse en acción. La lista «Algún día/Quizá» guarda las tareas que no vas a hacer ahora o que no tienes claro si vas a hacer.
Si ese elemento no ha sido descartado ni va a convertirse en una acción en el futuro, puede ser guardado simplemente como referencia. Por ejemplo, digamos que has hecho un examen médico, hiciste una foto del resultado y lo colocaste en tu bandeja de entrada. No hay ninguna acción qué puedes hacer con él, pero quizá quieras consultar esos datos en el futuro. Por eso, mueve este elemento a una lista de referencia. La lista de referencia debe ser un sistema de almacenamiento de archivos diferente al administrador de tareas. Al fin y al cabo, no se trata de una tarea.
La pregunta que va a cambiar tu productividad personal es: «¿Cuál es la próxima acción?
El núcleo esencial de un buen sistema de productividad es que te informe de cuál es tu próxima tarea. En el GTD, esta pregunta se hace a la hora de procesar.
Primero has cogido una tarea de tu bandeja de entrada. Después, has empezado a procesarlo y has visto que ese elemento requiere una acción. Ahora necesitas preguntarte: «¿Cuál es la próxima acción?»
Esta respuesta puede llevarte por dos caminos. Si la próxima acción es una tarea que consigues hacer de una sola vez, debe ser transferida a una lista de tareas individuales. Pero si la próxima acción requiere varios pasos para llevarse a cabo, debe ser transformada en un Proyecto.
Un Proyecto es una tarea que necesita de más de un paso para llevarse a cabo. Por ejemplo, anotaste que necesitas cambiarte las gafas. Esta tarea no se realiza con una sola acción. Tú no vas simplemente a la óptica y compras unas gafas nuevas.
En realidad, esta tarea es un proyecto, que necesita de varios pasos para realizarse. Tienes que pedir cita, ir al oftalmólogo, hacer las pruebas, coger la prescripción con los detalles de las gafas, ir a la óptica y pedir las gafas, esperar a que las hagan, ir a la óptica a recoger las gafas, y también hacer la prueba de las lentillas.
Observa que lo que parecía una demanda fácil, es una secuencia de pasos que necesitas dar. Por eso, lo que necesitas hacer es tener una lista de proyectos en tu administrador de tareas, donde vas a añadir el proyecto «Cambiar de gafas». Dentro de este proyecto, vas a crear una lista con todos los pasos que necesitas dar hasta terminar el proyecto de cambiar de gafas.
Cada paso debe ser una acción única, algo que realmente pueda hacerse. Lo ideal es dividir las tareas en pasos más pequeños que puedan ser dados en la práctica, ya que eso evita la procrastinación y facilita la ejecución de tareas.
Si la tarea se hace en menos de dos minutos, no merece la pena apuntarla en el sistema. Simplemente hazla.
En esta fase de procesamiento, si has visto una tarea que requiere una acción y se hace en menos de dos minutos, hazla. Una tarea tan fácil y rápida, no merece la pena colocarla en el administrador de tareas. El tiempo que tardas en apuntarla y organizarla, es mayor que lo que tardarías en ejecutar la tarea.
Ahora bien, si la tarea te lleva más de dos minutos, tienes dos caminos a seguir: delegar o aplazar. Las tareas que no necesitan o no pueden ser hechas por ti, deben ser delegadas. Por ejemplo, imagina que en tu trabajo necesitas hacer un informe con un análisis detallado de información. Y tienes una persona de prácticas que puede hacerlo por ti. Entonces, delega esta actividad a la persona de prácticas, y oriéntala sobre cuáles son los datos más importantes a examinar. Es decir, delega esta tarea a quién sea capaz de ejecutarla.
Estas tareas que delegas a otras personas debes colocarlas en una lista, en tu administrador de tareas, llamada «A la espera». De esta forma, haces un seguimiento de todo sin olvidarte de hacer la cobranza. En esa lista apuntas todas las tareas que has encargado y a quién se las has encargado. Si es necesario, puedes anotar también la fecha límite en que la persona se ha comprometido a realizar la tarea. De este modo, cuando llegue la fecha, tu administrador de tareas te avisa y puedes verificar con esta persona los resultados alcanzados.
En el caso de las tareas que no puedes delegar, tienes dos opciones. Si la tarea tiene una fecha para ser realizada, debes colocarla en una lista en tu administrador de tareas llamada Calendario. Esta lista debe ser exclusiva para tareas que sólo pueden hacerse un día concreto. De este modo, vas a reservar un bloque de tiempo específico para trabajar en esa tarea.
Cuidado con la tentación de atribuir una fecha específica a todas tus tareas. Si haces esto, corres el riesgo de sobrecargate y frustrarte cuando no consigas realizar todas tus cosas y tengas varios compromisos atrasados. Por ejemplo, leer un libro, comprar leche o limpiar el jardín, en general, no son tareas que exigen reservar un día o un horario específico en tu Calendario. Para estas tareas, solo tienes que seguir la secuencia de cuál es la próxima acción, sin necesidad de colocar una fecha específica.
Volviendo al ejemplo de las gafas, tu consulta con el oftalmólogo es una tarea que sólo puede realizarse en el día y horario de la cita. Pero, aunque quieras ir a la óptica un día determinado, eso no significa que sea una tarea que deba constar en tu lista Calendario.
Estas tareas que no tienen un día específico deben colocarse en la lista de próximas acciones de cada proyecto. De esta forma, vas a tener dentro de cada proyecto una lista de los próximos pasos que debes dar para terminar cada uno de esos proyectos.
Tercera etapa: organiza tus tareas por contexto para saber siempre lo que hacer en cualquier situación de tu vida. Los contextos sirven como filtros para la acción.
Organizar es la tercera etapa de la corriente del GTD, después de las etapas de Recopilar y Procesar. En esta etapa de organización, necesitas ocuparte de que todas tus listas estén de acuerdo a lo que has procesado. Recordando que las listas son: Papelera, Algún día/Quizá, Referencia, A la espera, Calendario y Proyectos con las próximas acciones.
En la etapa Organizar también debes añadir marcadores de contexto a cada una de tus tareas.
Piensa en estos marcadores como filtros que van a decirte exactamente lo que hacer en cada situación de tu vida. Hablamos un poco sobre esto en el episodio 137 de la serie ¡Hola! Seiiti Arata.
Básicamente, necesitas coger cada tarea que colocaste en la lista de las próximas acciones de un proyecto y añadirles marcadores de contexto de lugar, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.
Por ejemplo, en tu lista de tareas para cambiarte las gafas, la petición de una cita sólo puede hacerse cuando tengas un teléfono. Por tanto, esta tarea debe ser etiquetada con el marcador «teléfono».
Si tienes una tarea que sólo puede hacerse en un lugar específico, esta tarea debe ser etiquetada con un marcador con el nombre de ese lugar.
Así, puedes filtrar tus tareas de acuerdo con el contexto en el que te encuentres. Por ejemplo, cuando tengas un teléfono a mano, puedes filtrar todas las tareas que tienen el marcador «teléfono» y realizarlas todas.
Además del lugar, también puedes colocar marcadores de tiempo disponible. Puedes marcar si esa tarea va a llevarte mucho o poco tiempo. Para eso, puedes usar marcadores con la cantidad de minutos que estimas para realizar esa tarea. Si no consigues hacer estas estimativas, puedes usar marcadores más genéricos como «S, M y G» por ejemplo. Se puede hacer lo mismo para tareas que exigen poca o mucha energía de tu parte.
Por último, puedes marcar las tareas con prioridades del uno al cuatro. La prioridad uno es para lo más urgente e importante. La prioridad dos es para lo que no es urgente pero es importante. La prioridad tres es para lo que es urgente pero no importante. Y la prioridad cuatro es para lo que no es ni urgente ni importante.
La ventaja de esto es que puedes mezclar los marcadores para encontrar siempre la tarea correcta para el momento correcto. Por ejemplo, cuando estés en casa y tengas quince minutos libres, puedes filtrar tus tareas para que tu administrador muestre sólo las tareas con los marcadores de lugar «casa» y de tiempo «M».
Cuarta etapa: revisa tus listas para que tu sistema siempre sea fiable. Recopila todos los días y revisa todo una vez por semana.
La única manera de disminuir el estrés de tener que recordar todo lo que tienes que hacer, es confiar en que tu sistema de productividad sea fiable. Para esto, necesitas dos cosas: recopilar en el sistema todo lo que aparece en tu vida y revisarlo una vez por semana para garantizar que todo esté en su lugar.
En tu día a día, el acto de recopilar es muy fácil. Si aparece una tarea, sencillamente la colocas en tu bandeja de entrada. Esto puede hacerse de forma muy rápida, sin complicaciones. ¿Falta leche en casa? Escríbelo en el administrador de tareas, o incluso, dile a tu asistente virtual del móvil «comprar leche». Esa tarea «comprar leche» va a archivarse en tu bandeja de entrada.
Haz esto todos los días, siempre que tengas una nueva tarea. A la hora de recopilar, no te preocupes por los detalles. No necesitas escribir bien, colocar etiquetas, definir plazos ni nada de eso. Eso lo harás durante la revisión semanal, en la quinta etapa del GTD.
La revisión semanal es una etapa que debe hacerse con un día, hora y procedimiento específico. La recomendación es que se haga el viernes por la tarde, para finalizar la semana e iniciar el periodo de descanso del fin de semana con la cabeza libre. Pero puedes hacerla cualquier día y a cualquier hora que se encaje mejor en tu rutina.
El guion es una especie de lista de control donde defines los puntos que van a realizarse durante la revisión semanal. Este guion debe comenzar por vaciar tus bandejas de entrada. Coge cada elemento en el orden en que aparece, y haz las preguntas de las etapas de Procesar y Organizar.
Recordemos que primero preguntas «¿Qué es? ¿Requiere una acción?». Si no la requiere, lo descartas, lo colocas en la lista de «Algún día/Quizá» o lo guardas en una lista de referencia. Si la requiere, preguntas “¿Cuál es la próxima acción?» y lo colocas en una lista de tareas individuales, en un proyecto o en una lista del calendario si la acción tiene un día específico. Al hacerlo, también marcas cada tarea con etiquetas de contextos de lugar, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.
Después de vaciar tus bandejas de entrada, puedes tener otros elementos en el guion de tu revisión semanal. Por ejemplo, puedes comprobar el extracto de tu cuenta bancaria, preparar la lista de la compra de la semana, o programar los eventos de la semana siguiente. Cualquier cosa que tenga sentido en tu vida y que te dé la sensación de que todo está actualizado y en orden.
Quinta etapa: ejecuta solamente la próxima acción. De tarea en tarea, vas a ver tus grandes sueños hacerse realidad.
La quinta y última de las cinco etapas del GTD es Hacer. Un sistema de productividad sólo tiene sentido si realmente ejecutas aquello que planeaste. De nada sirve tenerlo todo organizado en un sistema fiable si no se lleva a la práctica.
Para ello, debes concentrarte sólo en ejecutar la próxima tarea. Olvida los grandes planes, las dificultades del día siguiente o la montaña de tareas que te espera. Concéntrate solamente en hacer la próxima acción.
Con todo lo que tienes entre manos, va a ser muy fácil. El sistema prácticamente va a decirte lo que hacer a continuación. La manera más productiva de hacer esto es buscar en tu administrador las tareas de prioridad uno que puedas hacer en este momento y en el lugar donde estás.
Por ejemplo, digamos que estás en tu oficina. ¿Cuáles son las tareas de prioridad uno con el marcador escritorio? Fíltralo en la aplicación gestión de tareas y va mostrarte lo que hacer a continuación. Puedes perfeccionarlo mezclando los marcadores de tiempo y energía disponibles. ¿Cuáles son las tareas de prioridad uno con el marcador oficina y treinta minutos de tiempo?
Cuando creas filtros de este tipo, te quitas de en medio todo lo que no puede hacerse en ese momento. De este modo, es mucho más fácil saber cuál es el próximo paso.
Tu día a día debe concentrarse en esta etapa de Hacer. Recuerda que tu objetivo no es mejorar el sistema, organizar las tareas y dejarlo todo bonito. Tu objetivo es producir. Deja la organización para la revisión semanal. Si aparece algo nuevo, recopílalo en la bandeja de entrada y déjalo para organizarlo en la revisión semanal. Pero en tu día a día, concéntrate en hacer sólo lo que tienes que hacer.
Cuando se lleva a cabo correctamente, el GTD puede ser la diferencia entre tener días estresantes y días extremadamente productivos. Este sistema puede acabar con la sensación de que no consigues hacer todo lo que tienes para hacer. El GTD no resuelve absolutamente todos los problemas de productividad, pero es un excelente inicio para colocarlo todo en su lugar y darte la oportunidad de comenzar a producir mejor.
Uno de los puntos que no aborda el GTD, por ejemplo, es la gestión de tiempo. ¿Cómo puedes hacer las tareas de forma que optimices el tiempo que tienes cada día?
Para profundizar en este asunto, he preparado una clase especial del curso Productividad Ninja para hablar sobre gestión del tiempo. Puedes ver esta clase especial entrando en este link.