¡Productividad Arata! En el capítulo anterior, discutimos sobre la importancia de tener una lista de pendientes para que seas una persona más organizada, mencioné este enlace , el cual es donde vemos en detalle cómo puedes separar tus tareas y listas de acuerdo con el contexto, tiempo y prioridad. Si todavía no lo has visto, tómate un descanso y mira la lección completa en este enlace.
¿Listo? Si has vuelto a este vídeo, asumo que te tomaste un descanso, seguiste el enlace y regresaste aquí. El enlace que acabas de visitar tiene muchas lecciones tomadas de la metodología de Organízate con eficacia (Getting Things Done) del autor David Allen, la cual es muy popular porque es una forma de aumentar la organización y productividad personal.
1. Lo mínimo que necesitas saber sobre Organízate con eficacia
Ha llegado el momento en el que te pido que tomes lápiz y papel. Para ahora ya tienes una libreta especial en la cual escribir los consejos de las series de Productividad Arata, ¿verdad? Entonces escribe estas palabras mágicas:
Recolectar, Procesar, Organizar, Revisar, Hacer.
¿Qué significa? Recuerda que en nuestro vídeo anterior dijimos que para que seas más organizado con tus listas, lo primero que hay que hacer es escribir cada tarea, ya sea en papel o en la computadora. Entonces, esta es la fase de RECOLECCIÓN y ¡no gastarás mucho tiempo aquí! ¡Tiene que ser rápido! No escribas un ensayo largo- escribe todo usando pocas palabras.
Lo que queremos lograr es reunir información, sacarlo todo de tu cabeza y ponerlo en papel, en tu bandeja de entrada (explicaré lo que es la bandeja de entrada en un momento.) La fase de recolección es usada para anotar todo lo relacionado con tu vida profesional o familiar, tareas relacionadas a tu casa, académicas, y dejarlo todo en un lugar donde las PROCESAREMOS.
PROCESAR significa ver lo que hemos reunido y realizar un análisis rápido. ¡No gastes mucho tiempo aquí! Lee la información rápidamente y pregúntate: ¿es algo que puedo completar en dos minutos o menos? Sí es así, hazlo ahora porque no tiene caso dejarlo para más tarde. Si tomará más tiempo que eso, entonces sigue procesando; eso es, organiza esta tarea en una lista específica y en un cierto contexto y jerarquía. Eso es ORGANIZAR.
ORGANIZAR es esencial, porque es la jerarquía la que me ayuda a saber qué hacer primero, que hacer después y así, siempre un paso a la vez. ¡Y tengo que seguir organizado! No tiene ningún caso hacerlo todo en tu vida de una sola vez. Conforme los eventos tienen lugar, mira los nuevos datos y obligaciones y reúnelos, es decir sigue enviándolo todo a la bandeja de entrada para ser procesado más tarde.
La parte más importante, es ejecutar, hacer. Hacer esas actividades que pueden ser terminadas rápidamente, y las que tienen una mayor prioridad dependiendo del contexto. Si estoy en el trabajo trabajando en el proyecto A, entonces averiguo las prioridades y las ejecuto. Nota que la mayor parte del tiempo se ocupa aquí, en Hacer, recolectar, procesar y organizar son muy rápidos y no puedo gastar mucho tiempo en ellos. Con práctica obtendrás velocidad.
Y finalmente, a algunas personas les gusta mirar atrás durante el final de la semana para ver la lista y realizar las fases de procesamiento y organización. Eso es REVISAR, lo cual también es necesario para mantenerlo todo organizado.
¡Ya está! Eso es lo mínimo que necesitas entender del flujo de Organízate con eficacia! Avancemos:
2. Ten listas diferentes con funciones diferentes
Escribe en tu libreta las diferentes listas sugeridas en Organízate con eficacia:
i. Bandeja de entrada
Mencioné la bandeja de entrada brevemente, la cual es una parte de la fase de Recolectar. Mira, todo lo que demande más de dos minutos de ti debe ir en tu bandeja de entrada y después lo procesarás. Lo que puedas hacer en dos minutos o menos, no necesita ir en tu bandeja de entrada, es mejor hacerlo de inmediato.
ii. Lista de proyectos
Ya compartí este consejo en el capítulo anterior: si sientes que algunas de tus tareas son muy complejas y tardarían mucho en terminarse, entonces necesitas descomponerlas en varias piezas más pequeñas.
iii. Lista de próximas acciones
Conforme procesas, te darás cuenta de que hay simples acciones específicas huérfanas, ya que no están dentro de ningún proyecto específico o no tienen una fecha límite dada. Usa esta lista para organizar y marcar el contexto al que pertenecen. En el próximo vídeo explicaré lo que es contexto.
iv. Calendario
Este es un buen consejo, no escribas todo pequeño detalle en tu calendario, sólo escribe lo que tiene una fecha apartada, que necesita ser organizado; por ejemplo tu revisión médica anual. Algunas personas innecesariamente llenan su calendario con actividades que podrían ser gestionadas a través de otras listas. El calendario es sólo para citas.
v. Lista de algún día/Quizás
La lista de Algún día/Quizás, es especial para que pongas esas tareas que no estás seguro si harás ahora. Algún día, quizás. Se escriben ahí.
vi. Lista de espera
Si eres el tipo de persona que trabaja en equipo y estás acostumbrado a delegar tareas a otras personas, esta lista es esencial para que realices un seguimiento de lo que los demás están haciendo.
Pero también, puede ser usada para tareas diarias como: “Esperar a que el primo Juan me regrese la caja de herramientas que le preste”
vii. Lista de referencia
Utilizo mucho esta lista y hay diferentes usos los cuales recomiendo en el área para estudiantes del curso Productividad Ninja , el curso avanzo de la Arata Academy de productividad personal.
¿Sabes? Algunas veces me encuentro con una referencia, una idea, información, vídeo o un enlace valioso y todo lo que no representa una acción que tiene que ser llevada a acabo. Pero quiero mantenerla cerca para no perderla, la quiero como referencia. Así que los archivo de forma organizada.
Si te parece muy difícil, tómatelo con calma. La próxima semana seguiremos presentando el método Organízate con eficacia ya que hay mucho más que hablar sobre él: contextos, revisiones, proyectos y demás. Mientras tanto, quiero invitarte a conocer cómo Productividad Ninja te ofrece una forma más fácil de lidiar con muchas listas diferentes.