¡Hola! Seiiti Arata. Seguro que tienes sueños. Tus grandes metas en la vida, los objetivos que quieres alcanzar, las cosas que quieres conseguir. Pero si hace mucho tiempo que estás intentando hacer realidad esos sueños y nunca lo consigues, tengo que avisarte de una cosa: si tu sueño no está en tu calendario, probablemente nunca se vaya a hacer realidad.
El calendario es una de las herramientas de productividad más poderosas que existen. Pero casi nunca aprovechamos el potencial de utilidad del calendario. Los calendarios son simples, gratuitos y eficientes.
Un calendario bien utilizado puede transformar a una persona descuidada en alguien puntual, organizado y productivo. Y, sobre todo, puede hacer realidad ese sueño que tienes en la cabeza desde hace mucho.
Pero para que pase todo eso tienes que usar el calendario de la manera correcta. Y esa manera correcta requiere que des tres pasos fundamentales: 1) que adaptes el uso del calendario a tu rutina específica; 2) que crees un sistema fiable con eventos e información importante; y 3) que lo automatices todo para recibir la información adecuada en el momento adecuado.
Vamos a ver cada uno de esos tres pasos en detalle, pero antes, un aviso. Todas las funcionalidades que veremos aquí puedes encontrarlas en prácticamente cualquier aplicación de calendarios. Google, Apple, Microsoft, aplicaciones de pago… cualquiera que tenga varios calendarios, eventos recurrentes y alertas funciona. Lo único que no funciona es el calendario de papel, y ahora vas a entender por qué.
Tu calendario debe adaptarse a tu vida y no al revés.
El primer paso para usar calendarios de la manera más productiva posible es adaptar su uso a tu rutina específica.
Hay muchas reglas en internet sobre cómo organizar un calendario, que te dicen un montón de cosas sobre lo que debes y no debes hacer.
Hay quien dice que sólo se deben poner en el calendario los compromisos que tienen una fecha y una hora de inicio específicas. Y todas las demás tareas se deben poner en una lista de cosas que hacer después.
Otros dicen que debes programar todo tu día en el calendario, incluso los momentos de descanso para saber lo equilibrada que es tu vida.
¿Cuál es la regla correcta? Ninguna. No hay un único método que le funcione a todo el mundo, porque la rutina de cada persona es diferente.
Un médico que, en una misma semana, trabaja en una consulta unos días y en un hospital otros días va a tener unas necesidades completamente distintas a las de un dependiente, que tiene todos los días el mismo horario para entrar, salir y comer.
Por eso, el primer paso es entender que tu calendario debe adaptarse a tu vida. Y para garantizar que se adapta, tienes que preguntarte si tu calendario está cumpliendo la función básica de un calendario.
¿Y cuál es la función básica de un calendario? Ayudarte a estar donde deberías estar en el momento en el que deberías estar.
Si tienes una rutina muy simple, puedes guardar esa información en la cabeza. Pero para la mayoría de la gente es prácticamente imposible y, desde luego, improductivo, acordarse de memoria de todos sus compromisos.
Así que elige una aplicación de calendario y ponlo en un lugar principal para que sea fácil verlo. Añade accesos directos a la aplicación en el teléfono, en el ordenador del trabajo, en el portátil, en la tablet, en tu smartwatch y en cualquier otro lugar desde donde lo puedas usar.
Yo no suelo recomendar aplicaciones específicas porque no hay aplicaciones mejores o peores. Eres tú quien tiene que probar una por una hasta que encuentres la que te resulte más adecuada.
Prácticamente todas las aplicaciones de calendario cumplen la misma función, así que elige la que más te guste. Si el calendario que eliges te da la opción de añadir widgets, prueba a usar uno de esos widgets en la página principal de tu móvil u ordenador.
Una vez que hayas elegido una aplicación, tienes que adaptarla a tu rutina creando varios calendarios o agendas diferentes, una para cada área de tu vida en la que tengas compromisos. Y configúralo para que cada uno de esos calendarios tenga un color diferente.
Por ejemplo, puedes tener un calendario para compromisos profesionales, otro para objetivos personales, otro para los estudios, otro para cuentas e inversiones, otro para cumpleaños y aniversarios… Depende de cuántas áreas de responsabilidad tengas en la vida.
La razón de dividir los compromisos en varios calendarios es que te da una mejor organización visual, ya que cada calendario tendrá un color diferente, y también sirve para que puedas centrarte en una única área cuando sea necesario. Además, puedes poner diferentes notificaciones para cada calendario, lo que hará que tu sistema sea mucho más flexible.
Por ejemplo, puedes establecer que tu calendario de compromisos profesionales te envíe una notificación al móvil y, a la vez, establecer que el calendario de cumpleaños y aniversarios nunca te notifique.
Con el tiempo, vas adaptando su uso a tu rutina, pero lo importante en este primer paso es que los calendarios estén listos para funcionar en tu rutina específica como una fuente fiable para que sepas cuáles son tus próximos eventos.
Convierte tu calendario en un sistema fiable de eventos e información importante.
Cuando hayas configurado tu calendario según tu rutina específica, el segundo paso es hacer que ese calendario se convierta en un sistema fiable.
Si cuando te levantas coges el móvil y abres la aplicación de calendario, tienes que estar seguro de que vas a ver apuntados todos los compromisos importantes del día. Eso es un sistema fiable.
Por eso tiene que ser muy fácil añadir información al calendario. Si es muy difícil abrir la aplicación, añadir el evento y ajustar los recordatorios, es posible que con el tiempo empieces a dejar huecos en el calendario hasta que deje de ser fiable.
Una manera de resolverlo es configurar accesos directos, usando asistentes de voz o aprendiendo a usar un lenguaje natural a la hora de añadir los eventos. En el mundo de la productividad, eso se llama captura rápida, que es la forma más fácil posible de añadir información a un sistema.
Hay aplicaciones de calendario que están integrados con otros sistemas. Puedes explorar esas posibilidades para hacer que la captura sea más fácil aún. Por ejemplo, puedes mandar un email para añadir un compromiso, puedes usar extensiones de tu navegador, puedes integrar la aplicación de calendario a la aplicación que usas para mantener reuniones online.
Vale la pena explorar todo lo que haga que tu sistema sea más fiable y que facilite la entrada de información, aunque después de probarlo acabe por no convencerte. Cada segundo ganado vale la pena, porque va sumando a lo largo de los años y puede resultar en un tiempo considerable que habrás ganado. Por ejemplo, si usas Google Chrome, sólo tienes que escribir cal.new en la barra de direcciones y ya se te va a abrir una página en la que podrás añadir el evento rápidamente.
Pero además de simplemente registrar el evento, puedes aprovechar el campo para la descripción y añadir más información importante sobre ese evento.
Por ejemplo, si vas a ir a un congreso, no apuntes sólo el día, la hora y el nombre del congreso. Aprovecha y copia y pega en la descripción más detalles sobre la programación del evento, el nombre de los ponentes, el lugar, o cualquier otra información importante. Así, no tendrás que perder tiempo buscando en tu email o en otros lugares para tener acceso a esa información el día del evento. Facilítate la vida poniéndolo todo dentro del calendario.
Si tienes dudas sobre lo que debes incluir o no en tu calendario, aquí van algunos consejos. El primero y el más evidente es que los eventos que suceden un día específico y a una hora concreta tienen que estar en el calendario. Eso incluye citas con el médico, reuniones de trabajo, cosas a las que te has comprometido y otros eventos de ese tipo.
También puedes incluir en tu calendario tareas que quieres hacer pero que nunca has hecho por no encontrar tiempo. Por ejemplo, si sueñas en tener tu propio negocio o una fuente de ingresos extra, sabes que hay que dar muchos pasos preparatorios para que ese sueño se haga realidad. Entonces, es muy importante que dediques partes del día sólo a trabajar en esos sueños.
Aunque esas cosas no tengan un día y una hora concretas, la verdad es que nunca las tendrán si no les dedicas tiempo.
¿Realmente quieres hacer tus sueños realidad? Entonces, poner un tiempo en tu calendario puede marcar la diferencia para que eso suceda.
¿Necesitas adelgazar y no lo estás consiguiendo? Separa un tiempo en el calendario para aprender más sobre alimentación saludable y para cocinar de manera diferente. Adelgazamiento Natugood va precisamente de eso.
¿Quieres aprender algo nuevo pero no tienes tiempo? Separa un tiempo en tu calendario para estudiarlo de manera eficiente, con práctica deliberada. El curso Ingenio Arata Academy sirve precisamente para eso.
¿Quieres ganar dinero con bitcoin y otras criptomonedas? Tienes que aprender cómo funciona para tener una estrategia segura. Y eso es lo que hacemos en Manos de Diamante, el último curso de Arata Academy. Para todo eso, tienes que separar tiempo en tu calendario.
Si quieres hacer cualquier cosa y no encuentras tiempo, tienes que gestionar tu tiempo para hacer esas cosas. Si estableces tiempo para los demás en el calendario y no te dejas nada de tiempo para ti mismo, vas a tener que contentarte con las migajas del tiempo que te sobre.
Automatiza tu calendario para recibir la información en el momento oportuno.
El tercer y último paso para dominar tu calendario es usar las automatizaciones para recibir la información en el momento en que la necesitas.
Esa es la ventaja de usar calendarios digitales. Si tienes cita con el psicólogo todos los lunes a las diez, sólo tienes que registrar ese evento recurrente una vez y el calendario te recordará ese compromiso todas las semanas.
Puedes hasta recibir un email o ponerte alertas diarias en el teléfono, al comienzo del día, que te recuerden mirar el calendario. Esa alerta puede ser útil por lo menos hasta que hacerlo se convierta en un hábito, en una parte de tu ritual matutino. Es importante tener claro desde la mañana cuáles serán los eventos más importantes del día.
Pero aun así es bueno que te recuerden algunos eventos cuando falte poco para que ocurran. Por eso, siempre que vayas a registrar algún evento importante, recuerda añadir una o más notificaciones que te recuerden ese evento antes de que tenga lugar.
Por ejemplo, si tienes una entrevista de trabajo el martes a las cinco, tal vez quieras recordarlo el día anterior para poder prepararte, elegir la ropa, ver cómo llegar hasta el lugar de la entrevista. Y a lo mejor también quieres que te lo recuerden el día de la entrevista, como una hora antes para salir de casa y llegar a tiempo.
No hay una regla única para el tiempo de antelación de esos avisos. Depende mucho del tipo de evento, del lugar en el que vives y de tus necesidades personales. Pero no te relajes porque solemos hacer estimaciones muy optimistas sobre nuestro propio tiempo. Por ejemplo, pensamos que podemos llegar a un punto de la ciudad en veinte minutos, pero, en realidad, nos acaba llevando media hora o incluso una hora si pillamos atasco.
Por eso, sobre todo en los compromisos en los que hay otras personas involucradas, intenta ser más pesimista en tus estimaciones del tiempo. Llegar a la hora marcada es una señal de respeto con el tiempo de los demás y da una muy buena impresión, porque te hace parecer organizado y comprometido.
Aunque llegues antes de la hora, puedes aprovechar ese tiempo extra para prepararte para el compromiso o para hacer otras tareas más simples en tu teléfono mientras esperas.
Ten en cuenta también los eventos para los que necesitas prepararte con más antelación. Por ejemplo, si tienes una fiesta de cumpleaños el sábado, a lo mejor quieres recibir un recordatorio el lunes anterior para comprar un regalo por internet y dar tiempo a que el regalo llegue antes de la fiesta.
Eso es usar las automatizaciones de manera inteligente y recibir siempre la información necesaria en el momento justo en el que la necesitas.
Esos son los tres pasos que tienes que dar para usar una de las herramientas de productividad más eficientes que existen: primero, configura el calendario según tus necesidades específicas. Segundo, convierte el calendario en un sistema fiable con eventos y otra información importante. Y tercero, usa las notificaciones para recibir siempre la información necesaria en el momento justo.
Si das esos tres pasos, vas a pasar a ver el calendario no como un instrumento de trabajo lleno de compromisos y tareas, sino como una verdadera guía que te muestra de manera visual cómo es el equilibrio entre trabajo, estudio y placer, y también cuánto tiempo estás dedicando a esos viejos sueños que nunca se hacen realidad.
El calendario es una pieza importante para cualquier sistema de gestión de tiempo. Pero aun así, sólo es una pieza. Para un sistema completo de gestión de tiempo y productividad, tienes que encajar el calendario con otras piezas esenciales. Puedes descubrir cuáles son esas piezas viendo ahora mismo una clase especial del curso Productividad Ninja que trata sólo sobre gestión del tiempo. Sólo tienes que acceder a https://arata.se/gestiontiempo